Складской учет материалов документооборот

Ведение документооборота по складскому учету материалов

Складской учет материалов — документооборот по данному участку регламентируется методическими рекомендациями, утвержденными приказом Минфина РФ от 20.12.2001 № 119н. Такой учет предназначен для контроля движения и сохранности МПЗ в организации. Рассмотрим первичные документы по учету материалов, а также порядок их оборота в компании.

Поступление материалов

Организация складского учета материалов

Внутрискладское движение ТМЦ

Инвентаризация

Выбытие материалов

Хранение

Итоги

Поступление материалов

В соответствии с п. 2 разд. 2 методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденных приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н, понятие «материалы» включает широкий номенклатурный ассортимент запасов предприятия со сроком использования менее года. К материалам относятся:

• сырье, необходимое для производства полуфабрикатов или готовой продукции;
• вспомогательные материалы, которые не входят в готовое изделие, а используются для обеспечения работоспособности оборудования, а также каких-либо технологических нужд;
• ГСМ;
• запчасти;
• тара;
• покупные полуфабрикаты;
• отходы производства;
• прочие.

В организации, имеющей склады, приказом руководителя утверждается перечень материально ответственных лиц (МОЛ), отвечающих за сохранность и ведение складского учета материалов по каждому из складов.

ТМЦ, поступающие от поставщиков, имеют комплект товаросопроводительной документации, представленный накладной (формы ТОРГ-12, М-15 или иной, принятой у поставщика), счетом-фактурой, товарно-транспортной накладной, спецификацией. Из них основанием для оприходования служит накладная. При отсутствии товаросопроводительных документов материалы тоже могут быть оприходованы.

О правилах такого оприходования читайте в статье «Как оприходовать товар без сопроводительных документов?».

Материалы при приемке должны быть проверены на соответствие фактического количества, качества и ассортимента заявленным в сопроводительных документах поставщика данным.

Если по факту проверки все же были выявлены несоответствия, необходимо оформить акт расхождений по форме ТОРГ-2.

Бланк и образец заполнения этой формы смотрите в материале «Унифицированная форма ТОРГ-2 — бланк и образец».

Еще 1 способом поступления материалов является их закупка подотчетными лицами в розничных точках. В данном случае первичкой служат товарные накладные или товарные чеки, приложенные к авансовому отчету.

Организация складского учета материалов

Учет ТМЦ в бухгалтерии и на складе может вестись количественно-суммовым и сальдовым методом.

При использовании 1-го варианта и на складах, и в бухгалтерии учет ТМЦ ведется по количеству и сумме одновременно.

Если же учетной политикой был утвержден сальдовый метод, то на складе ТМЦ учитываются по количеству, а в бухгалтерии — в суммовом выражении.

Ведение складского учета материалов возможно 2 способами: партионным и сортовым.

В данном случае каждая партия ТМЦ хранится отдельно. Партия — однородный материал, поступивший по 1 документу. На каждую партию МОЛ оформляет партионную карту в 2 экземплярах: 1-й — для склада, 2-й — для бухгалтерии. Форма утверждается фирмой самостоятельно в зависимости от вида ТМЦ.

В приходную часть документа вносятся данные согласно первичке, поступившей от поставщика, в расходную — данные по факту списания материалов. После полного отпуска всей партии ТМЦ партионная карта закрывается, МОЛ составляет акт об израсходовании ТМЦ и передает весь пакет документов в бухгалтерию на проверку.

Складской учет материалов таким способом ведется по наименованиям и сортам ТМЦ вне зависимости от даты поступления и цены. На каждое наименование материала заводится карточка учета материалов (форма М-17), которая регистрируется в специальном бухгалтерском реестре. Ведется такая карточка в течение года.

При ведении складского учета сортовым методом экономично используется пространство склада, легко осуществляется управление остатками материалов. Однако отследить цену поступления ТМЦ не представляется возможным, и материал списывается по средней стоимости методом ФИФО или по цене единицы (п. 73 приказа № 119н).

О форме М-17 подробнее читайте в статье «Карточка складского учета материалов — бланк и образец».

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Внутрискладское движение ТМЦ

В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникает необходимость в перемещении материалов между складами или структурными подразделениями.

Первичным документом в данном случае выступает требование-накладная (форма М-11).

Выписывается она МОЛ отправляющей стороны в 2 экземплярах: 1-й остается у передающей стороны и служит основанием для списания материалов с учета, 2-й передается МОЛ принимающей стороны и является основанием для принятия ТМЦ на учет.

Об оформлении требования-накладной читайте в материале «Порядок заполнения формы М-11 требование-накладная».

Инвентаризация

С целью выявления фактического наличия ТМЦ, числящихся в бухгалтерском учете, в организации проводится инвентаризация. Проводиться она может по мере необходимости по приказу руководителя, а также в обязательном порядке в следующих случаях (п. 22 приказа № 119н):

• при реализации материалов;
• при смене МОЛ;
• при выявлении случаев порчи или хищения ТМЦ;
• в 4-м квартале до составления годовой бухотчетности;
• в случае ЧС (пожара, наводнения и проч.);
• при ликвидации фирмы.

Периодичность проведения ревизии также может быть отражена в учетной политике предприятия.

Процедура проведения ревизии регламентирована методическими указаниями по инвентаризации имущества, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Прежде всего на предприятии издается приказ о проведении инвентаризации с указанием лиц — членов комиссии (не менее 3 человек) и визируется у руководителя (форма ИНВ-22). Такая комиссия имеет право проводить ревизию только в полном составе в присутствии МОЛ. Перед проведением проверки МОЛ пишет расписку в произвольной форме о том, что все ТМЦ учтены, а документы переданы в бухгалтерию.

О применяемой при проверке наличия материалов инвентаризационной описи читайте в статье «Унифицированная форма ИНВ-3 — бланк и образец».

Такой документ содержит графу с данными по количеству материалов, учтенных в бухучете, и пустую графу, в которой проверяющие смогут отразить фактическое наличие ТМЦ. После полного пересчета ценностей комиссия подписывает данную ведомость. МОЛ на последней странице делает запись, что проверка проведена в его присутствии и что претензий к комиссии не имеется.

Если в результате были выявлены расхождения между учетным и фактическим количеством, составляется документ — сличительная ведомость, в которой фиксируются все подобные расхождения (форма ИНВ-18).

Об особенностях заполнения этой ведомости читайте в материале «Унифицированная форма ИНВ-18 — бланк и образец».

В случае выявления излишка его необходимо принять к учету. Он считается доходом предприятия и фиксируется по кредиту 91-го счета.

В случае выявления недостачи прежде всего необходимо выяснить, не было ли естественной убыли (например, усушки, утруски). Недостача в пределах лимита считается расходами предприятия и списывается в дебет 26-го (44-го) счета, сверхлимит и фактическую недостачу обязано возместить МОЛ. Для отражения выявленных расхождений может использоваться форма ИНВ-26.

Порядок заполнения этой формы смотрите в статье «Унифицированная форма № ИНВ-26 — бланк и образец».

Выбытие материалов

Списание материалов со склада должно сопровождаться одним из документов: лимитно-заборной картой (форма М-8), накладной об отпуске материалов на сторону (форма М-15), требованием-накладной (форма М-11) или товарной накладной (форма ТОРГ-12).

1. Лимитно-заборная карта — документ, предназначенный для отпуска одной номенклатуры материалов в другой склад предприятия или на сторону. Например, для выпечки хлеба нужна мука. В форме М-8 отражается ежедневное списание муки со склада хранения в производство. Данный документ ведется в течение месяца в 2 экземплярах: по одному для отпускающей и принимающей стороны. В карту вносятся данные о количестве отпущенных материалов, которые визируются подписями отпустившего и принявшего МОЛ. В конце периода карты сдаются в бухгалтерию.
2. Требование-накладная выписывается разово на каждый отпуск ТМЦ в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон.
3. Накладная об отпуске материалов на сторону выписывается в результате выбытия материалов в адрес стороннего юрлица (при продаже или, например, передаче материалов как давальческое сырье) или территориально удаленного подразделения компании. Выписывают документ в 2 экземплярах. Если отпуск производился сторонней организации, к форме М-15 необходимо приложить доверенность получателя ТМЦ.

Бланк формы М-15 можно найти в материале «Унифицированная форма М-15 — бланк и образец».

1. При реализации материалов стороннему контрагенту выписывается накладная по форме ТОРГ-12 в 2 экземплярах: 1-й остается у фирмы продавца, 2-й передается покупателю. Если ТМЦ перевозятся автотранспортом, необходимо составить еще и ТТН (форма 1-Т).

О документах, оформляемых при транспортировке, читайте в статье «Подтверждение транспортных расходов — какими документами?».

Хранение

Организация может создать склад, предназначенный для хранения материалов сторонних организаций и получать за услуги хранения определенное вознаграждение. Данная деятельность регламентирована ст. 909 ГК РФ.

В таком случае между контрагентами заключается публичный договор. То есть сдать на хранение свои ТМЦ имеет право любой желающий. Приемка материалов по качеству, количеству и ассортименту проводится МОЛ склада-хранителя. Поклажедатель имеет возможность осмотреть или проверить, а также забрать свои ценности в любой момент в присутствии МОЛ.

Вся процедура хранения оформляется первичными документами. Рассмотрим основные из них.

Прием ТМЦ на хранение сопровождается актом приема-передачи ТМЦ (форма МХ-1), который выписывается в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон. МОЛ фиксирует поступление ТМЦ на хранение в специальном журнале (форма МХ-2).

Все данные о количестве и движении ТМЦ фиксируются МОЛ в специальных журналах (МХ-4, -5, -6, -7, -8).

Бланки по форме МХ-1 и МХ-3 и порядок их заполнения можно найти в материалах:

Итоги

Для эффективной и бесперебойной работы фирмы необходимо грамотно организовать работу складов. Чтобы отследить движение ТМЦ на складах, очень важно своевременно выписывать сопроводительные и первичные документы, оборот которых следует зафиксировать графиком документооборота в учетной политике предприятия.

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/vedenie_dokumentooborota_po_skladskomu_uchetu_materialov/

Складской учет

Правильная организация складского учёта — залог успешной работы торгового предприятия. Уже давно канули в Лету те времена, когда учет товара велся вручную на карточках и в ведомостях. Сегодня существуют автоматизированные системы складского учета, которые позволяют максимально упростить многие процессы и эффективно организовать работу склада.

На предприятиях малого бизнеса складом заведует кладовщик — универсальный специалист, занимающийся как приемом и отпуском товаров, так и документальным оформлением всех складских операций.

C принятым на должность кладовщика работником обычно заключается договор о материальной ответственности, имеющий силу в том случае, если это позволяют условия работы (организовано место для хранения товаров, существует запрет редактирования документов в программе складского учета, налажен документооборот по складу).

В микро-бизнесе обязанности заведующего складом и кладовщика, как правило, выполняет сам руководитель или индивидуальный предприниматель.

Эта статья подготовлена для вас командой проекта «Большая Птица» — современной системы для ведения учета онлайн в сфере торговли или оказания услуг. Если вы — предприниматель или работаете в небольшой компании, то «Большая Птица» поможет вам эффективно организовать работу вашего бизнеса. Подробнее познакомиться с системой и посмотреть демо можно на нашей главной странице »

Целесообразно разделять склады на отдельные секции, внутри которых товары размещаются по группам, сортам, укладываются на стеллажи, полки, в ящики или другую тару. Такое расположение товаров обеспечивает возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия.
Каждый факт поступления и выбытия товара оформляется первичными документами, отражающими их количество и стоимость.

Схема складского учета

На основе сопроводительных бумаг поставщика выписываются внутренние документы, фиксирующие поступление товаров. Товар принимается по накладной, с которой сверяются наименования, количество, качество, масса и комплектность.

Складской учёт удобно вести в одинаковых единицах измерения, например, упаковках или штуках. Можно использовать сразу две единицы измерения и проставить цены, соответственно, на штучный товар и на упаковку, либо, для избежания путаницы, все же оформлять и приход, и расход в одних единицах.

Расход товара со склада

Товар со склада выдается юридическому лицу по расходной накладной при наличии доверенности. При розничной торговле товар отпускается со склада (он может являться одновременно и торговым залом) по товарному чеку.

В итоге на складе должен остаться только тот товар, который числится в учёте. Однако во время хранения товары могут портиться, срок их годности истекает, может быть выявлен брак или недостача, да и человеческий фактор никто не отменял: не туда посмотрели, не то наименование отпустили, вообще не отдали — в итоге расхождение учетного и фактического. Что делать? Инвентаризацию!

Инвентаризация: списание и оприходование товара

Инвентаризация проводится по графику, который установлен руководителем, а также при смене материально ответственных лиц, либо при наличии больших расхождений, пересортицы.

В инвентаризации участвуют члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В ходе инвентаризации проверяется наличие товара, его состояние и оценка.

Инвентаризация может быть полной или выборочной, например, по группе товаров. Основной первичный документ по результатам инвентаризации — инвентаризационная опись. В ней и отражается фактическое наличие товарно-материальных ценностей.

На основании этого документа производится оприходование излишков и списание недостач.

Недостача по итогам инвентаризации должна быть оформлена актом списания материальных ценностей за подписью членов комиссии. Убыток в пределах норм естественной убыли относится на затраты, сверх норм естественной убыли при отсутствии конкретных виновников — на прочие внереализационные расходы, а в случае признания убытка виновными лицами он возмещается за счет работников организации.

Излишек по итогам инвентаризации подлежит оприходованию по рыночной цене, учету в прочих внереализационных доходах и оформляется соответствующим актом.

Склад и складская программа

Современная учетная программа, применяемая на складе, позволяет не только четко отладить его работу, грамотно организовать складской учет и правильно вести необходимую документацию — она дает руководителю оперативную информацию по движению товаров и их остаткам, излишкам, недостачам и другим параметрам, на основе которой можно выстраивать отношения с поставщиками и покупателями, персоналом и подразделениями внутри организации, принимать гибкие управленческие решения и вести свой бизнес по пути развития.

Источник: http://bigbird.ru/blog/2013/06/skladskoy-uchet

Как устранить ошибки в складском документообороте

Несвоевременное поступление первичных документов со склада в бухгалтерию, ошибки при вводе данных в учетную систему, несоблюдение порядка списания материалов и товаров со склада – все это может привести к искажению управленческой информации, некорректному отражению себестоимости отгруженной продукции в управленческом учете и т. д.

Татьяна Иванова , заместитель финансового директора управляющей компании ГК «ЯВА»

Компания «Альфа» специализируется на позаказном производстве. При подготовке отчета о продажах по заказам не получалось сформировать финансовый результат, который соответствовал бы представлениям руководства предприятия о рентабельности этих заказов. В один отчетный период однотипные заказы оказывались прибыльными, в другой – убыточными.

Чтобы определить их реальную доходность, потребовались плановые расчеты себестоимости, которых по факту не оказалось. Тогда необходимую информацию о составе сырья, материалов и комплектующих для этих заказов пришлось запрашивать из параллельных служб, а именно: конструкторского отдела, отдела монтажа и отдела снабжения. Определили, какими службами и что конкретно было списано на себестоимость продукции.

Если же документы доходили до бухгалтерии, то позднее того срока, когда комплектующие изделия были фактически переданы заказчику.

Истинная рентабельность этих заказов в конечном итоге оказалась гораздо ниже плановой, так как начальные расчеты, не учитывающие установленных правил, были неверными.

Чтобы избежать в будущем таких ошибок, на предприятии ввели регламенты для ведения не только документооборота, но и самих бизнес-процессов, где участвуют документы, отражающие поступление и выбытие товаров на склад (со склада):

Чтобы избежать этого, нужно определить причины нарушений документооборота складского учета, своевременно устранить найденные ошибки, разработать и утвердить правила внутреннего и внешнего взаимодействия менеджеров склада и снабжения либо скорректировать действующие положения.

Когда могут возникнуть ошибки в складском документообороте

Ошибки в документообороте складского учета могут появляться на этапе:

Чаще всего они возникают из-за несвоевременного получения или отсутствия необходимых документов:

Иногда такие ошибки обнаруживают только по факту инвентаризации склада или при сверке данных бухгалтерского и управленческого учета во время закрытия отчетного периода. Чтобы определить их вовремя, нужно проверить:

После того как были обнаружены отклонения в бухгалтерском и управленческом учете, необходимо убедиться, что их причина именно в документообороте. Для этого нужно установить всех участников бизнес-процессов – менеджеров отдела закупок и сбыта, кладовщиков, специалистов экономической службы, проследить последовательность передачи документов из службы в службу.

Какие меры помогут сократить появление ошибок в складском документообороте

Один из способов сокращения ошибок документооборота – автоматизировать складской учет (используя специальные информационные системы или собственные средства).

Тогда можно будет ускорить подготовку и передачу данных как между внутренними подразделениями компании, так и между ее контрагентами, установить контроль своевременного поступления первичных документов (о том, как это сделать, см.

  Какие системы можно использовать для автоматизации документооборота).

Эти простые меры с одной стороны дисциплинируют менеджеров, работающих с документами, с другой – исключат споры о том, передавались ли документы в бухгалтерию и экономическую службу и в какой срок. Специалисты отдела снабжения будут заинтересованы в своевременном представлении документов поставщиками, а экономисты станут оперативно получать необходимую и достоверную информацию.

Как выстроить эффективный складской документооборот для целей учета

Чтобы схема складского документооборота была эффективной, не провоцировала ошибок в управленческом и бухгалтерском учете, не выдавала необходимую информацию с опозданием или неточностями, нужно выделить действующие цепочки движения документов и оптимизировать их.

К примеру, документооборот при приеме товара, сырья или материалов на склад может быть таким:

Списание товара со склада в производство будет сопровождаться следующим движением документов:

Чтобы учесть все первичные документы и расчеты с поставщиками и покупателями, схему документооборота желательно выстроить так:

Для торговых компаний можно применить схему документооборота для отпуска товаров со склада в производство за исключением сверки соответствия количества запрашиваемого товара нормам отпуска и производственной программе – вместо этого заявку необходимо будет проверять по плану продаж и графику отгрузок.

Если за закупку товаров и его отгрузку покупателям отвечает один менеджер, схема документооборота и его контроль значительно упростятся. Менеджер отдела снабжения сможет оперативно передавать информацию в отдел сбыта.

Татьяна Иванова , заместитель финансового директора управляющей компании ГК «ЯВА»

Если бухгалтерии регулярно недостает документов для корректного закрытия отчетного периода, этой проблемой придется заняться финансовому директору. Нужно определить, какие именно документы запаздывают, составить схему их движения и отметить ответственных исполнителей (за их подготовку, сбор или передачу). Затем встретиться с сотрудниками участков, где обнаружили проблему, и определить причины.

Ответы могут быть следующие:

Как регламентировать правила складского документооборота

В регламенте складского документооборота необходимо прописать:

• сроки, в которые документы должны быть переданы в бухгалтерию (или другое подразделение финансовой службы);
• сроки прекращения приема документов для проведения в учете текущим месяцем, последствия и ответственность за их нарушение. Для соблюдения регламента важно, чтобы его нарушения отражались на премировании сотрудников, участвующих в этом процессе. Иначе устанавливать правила бесполезно. Однако коэффициенты премирования за выполнение правил документооборота должны быть такими, чтобы стимулировать сотрудника соблюдать их, но не в ущерб его основной работе;
• должности ответственных за исполнение регламента – а именно сотрудников, которые будут на месте контролировать процесс. Имеет смысл назначать тех, кто ориентирован на конечный результат процесса, то есть ответственных за сбор и передачу информации о ситуации на складах или о фактической себестоимости продукции, доходности сделки и т. д. руководству;
• все документы, которые должны быть представлены в бухгалтерию, для того чтобы материал (или покупное изделие) был оприходовано на склад, а также перечень документов при отгрузке.

Регламент документооборота для производственного предприятия стоит дополнить положением о порядке передачи готовой продукции из производства на склад и правилами оформления документов на отгрузку товара поставщику.

Как презентовать новые правила складского документооборота

Чтобы установленные регламентом правила не просто прописывались документом, а исполнялись, необходимо обозначить персоналу важность их соблюдения. Для этого нужно:

Источник: https://fd.ru/recommend/1987-kak-ustranit-oshibki-v-skladskom-dokumentooborote

Правила складского учета

Подскажем, какие правила складского учета нужно выполнять, чтобы налоговики не сняли расходы и вычеты. Также вы найдете советы, как сократить время на оформление бумаг.

Из-за неправильной организации складского учета строительные компании могут лишиться расходов и вычетов. Ориентируйтесь на Методические рекомендации по учету запасов.

Этот документ зарегистрирован в Минюсте, поэтому применять его обязательно. Как организовать складской учет, чтобы избежать претензий налоговиков и потратить минимум времени, читайте в статье.

Также смотрите на реальных примерах, что бывает, если не выполнять правила.

Шаг 1. Организуйте систему хранения и учета

Как сократить документооборот: если хранить материалы на одном складе, составлять приходный ордер при приемке материально-производственных запасов (МПЗ) не обязательно. Еще одно обязательное условие – приемку делает один сотрудник.

Складскую структуру надо продумать заранее так, чтобы обеспечить хранение МПЗ в подходящих условиях. Например, в закрытых помещениях или под навесами и т. д. Предусмотрите охрану – это избавит от порчи и хищения ценностей.

Материалы нужно измерять в соответствующих единицах измерений: штучных, весовых, объемных, линейных и т. д. Система учета МПЗ должна обеспечивать полную оперативную информацию: какими запасами располагает компания, где что находится, кто и за что отвечает.

С помощью субсчетов и аналитики нужно организовать учет запасов:

• по наименованиям – кирпич, стекло, краска и т. д.;
• по местам хранения – склад № 1, склад № 2, стройплощадка объекта № 3 и т. д.;
• по материально ответственным лицам – Архипов, Краснов и т. д.

Шаг 2. Утвердите список материально ответственных лиц

Как сократить документооборот: назначить на приемку МПЗ одного материально ответственного сотрудника. В таком случае можно не составлять приходный ордер. Есть еще одно условие.

За прием и отпуск запасов, их сохранность, документальное оформление операций должны отвечать материально ответственные лица – завскладом, кладовщик, прораб. Руководитель компании должен утвердить список сотрудников, которым предоставляет право подписывать документы на получение и отпуск МПЗ.

Ответственные работники также выдают разрешение на вывоз запасов со складов и иных мест хранения компании.

При увольнении или переводе материально ответственных лиц проведите сплошную инвентаризацию ценностей, которые за ними числятся. Также нужно оформить передачу запасов другому ответственному лицу по акту (п. 258 Методических указаний № 119н).

Шаг 3. Установите способ оформления приемки материалов

Как сократить документооборот: вместо того чтобы на каждую приемку оформлять приходный ордер, ставьте штамп на документах поставщика.

При поступлении запасов на склад проверяйте первичку, чтобы не было расхождений с фактом. Оформите приходный ордер по форме № М-4 (утв. постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а).

Вместо этого можно проставлять на накладной от поставщика штамп. Он приравнивается к приходному ордеру, если в оттиске есть те же реквизиты, что и в самом документе. Конкретные данные – номер, дату, подписи, должности, место хранения указывают вручную. 

Сделайте проводки:

ДЕБЕТ 10 СУБСЧЕТ «ОСНОВНОЙ СКЛАД» КРЕДИТ 60
– получены материалы от поставщика;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– выделен входной НДС;

ДЕБЕТ 68 СУБСЧЕТ «РАСЧЕТЫ ПО НДС» КРЕДИТ 19
– принят НДС к вычету.

Материалы нередко поступают прямо в подразделения, минуя склад. Однако их все равно нужно оприходовать на склад и сразу же оформить передачу в подразделение.

Одновременно надо составить документы на приход и на выдачу. Например, лимитно-заборную карту по форме № М-8, требование-накладную № М-11, накладную № М-15. В приходных и расходных документах сделайте отметку о том, что материалы выданы транзитом – без завоза на склад (абз. 1 п. 51 Методических указаний № 119н). Такой способ прихода материалов отразите в учетной политике.

Шаг 4. Спишите материалы

Как сократить документооборот: не обязательно каждый раз высчитывать количество отпущенных на строительство массовых материалов – можно просто списать разницы на основе инвентаризации.

Для списания стоимости МПЗ в расходы понадобятся дополнительные документы. Например, отчет прораба по форме № М-29, акт о списании материалов – его утверждает руководитель. Пока запасы не списали, они числятся у материально-ответственного лица как подотчетные.

Спишите материалы проводкой:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10 СУБСЧЕТ «ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ»
– списаны материалы.

Возврат неиспользованных материалов на склад оформляется накладными или лимитно-заборными картами. Эти материалы кладовщик приходует на склад и одновременно списывает с подразделения:

ДЕБЕТ 10 СУБСЧЕТ «ОСНОВНОЙ СКЛАД»
КРЕДИТ 10 СУБСЧЕТ «ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ»
– приняли от подразделения (МОЛ) неиспользованные материалы.

Руководители подразделений должны ежемесячно составлять отчеты о наличии и движении материальных ценностей (п. 114 Методических указаний № 119н).

Массовые однородные материалы не всегда получается отпускать по фактическому весу или объему. Например, песок, щебень, гравий. Для таких материалов допускается определять отпущенное в производство количество на основе периодических инвентаризаций. Их надо проводить не реже одного раза в месяц (п. 110 Методических указаний № 119н).

Обычно компании отпускают материалы со складов участкам, подразделениям, бригадам на основе установленных лимитов. Сделайте проводки:

ДЕБЕТ 10 СУБСЧЕТ «ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ»
КРЕДИТ 10 СУБСЧЕТ «ОСНОВНОЙ СКЛАД»
– переданы материалы в подразделение.

Отпуск МПЗ в подразделения, на стройплощадку – это внутреннее перемещение (п. 57, 90 Методических указаний № 119н). Оно не означает, что материалы отпустили непосредственно в производство.

Шаг 5. Обеспечьте внутренний контроль

Как сократить документооборот: ведите складской учет в специальной программе, а не вручную. Но помните, что без первички расходы недействительны.

Как вести учет внутри склада, компания решает самостоятельно. Например, с помощью карточек по форме № М-17. На каждый вид запасов нужно завести карточки складского учета с указанием наименования и единицы измерения. Приход и расход запасов записываются в эти карточки в натуральном выражении.

Можно вести книги складского учета. На каждый вид материала открывается отдельный раздел книги – лицевой счет. В каждом лицевом счете указывается та же информация, что и в карточках складского учета (п. 274 Методических указаний № 119н).

Однако без правильно оформленных первичных документов данные автоматизированного учета ничего не значат.

Таблица. Что будет за неправильный складской учет

СитуацияПоследствия

Полное отсутствие складского учета
У компании не было склада. Запасы хранились насыпью на участке. Передачу запасов в производство документами не оформляли. По окончании каждого месяца директор давал сведения о том, какие материалы и в каком количестве списать. На основании этой информации бухгалтер составлял акт на списание материалов	Налоговики сняли расходы и вычеты. Судьи встали на сторону инспекции. Ведь компания не смогла подтвердить затраты и вычеты НДС (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 29.01.2015 № Ф09-9463/14, оставлено в силе определением Верховного суда от 17.06.2015 № 309-КГ15-4490)
Неправильная организация складского учета
В компании не было материально ответственных лиц. При инвентаризации выявили отсутствие имущества. Причину недостачи определить не удалось. Руководитель компании приказал списать убыток за счет чистой прибыли, так как возложить вину было не на кого	Налоговики решили, что недостающее имущество облагается НДС. Из-за неправильно организованного складского учета компания не смогла доказать, что имущество выбыло без передачи третьим лицам. Судьи поддержали налоговиков (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 14.03.2018 по делу № А55-11099/2017)
Беспорядок в документообороте
Компания после годовой инвентаризации выявила недостачу запасов. Ее включили во внереализационные расходы. Налоговики потребовали объяснить причину недостачи. Выяснилось, что причина – несвоевременная сдача в бухгалтерию расходных документов на выдачу запасов со склада. Поэтому в расходную часть ежемесячных отчетов не включили материалы, отпущенные подразделениям для производства	Инспекторы сняли расходы. Судьи отказались поддержать компанию. Ведь беспорядок в документообороте не является основанием для списания расходов в виде недостачи (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 05.09.2017 № Ф07-7687/2017)

Источник: https://www.stroychet.ru/article/76902-kak-organizovat-uchet-i-sokratit-dokumentooborot-na-sklade

Грамотное ведение складского учёта в компании. Часть 1

Цель — осуществление мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства Компании, сокращению фактов пересортицы товара, снижению уровня недостач и предотвращению фактов хищения ТМЦ на складе Регионального Представительства, а так же организации достоверного и своевременного отражения процесса товародвижения в ИБ 1С.

Организационная структура и обязанности специалистов группы складского учета материалов ТМЦ в Организации

Складской учет остатков и контроль процесса товародвижения на складе осуществляют две независимые группы специалистов:

Группу кладовщиков склада возглавляет Начальник склада. Начальник склада относится к категории руководителей. Кладовщик склада относится к категории специалистов.

Начальник склада является ответственным лицом по организации погрузочно-разгрузочных работ, а так же обеспечению условий по охране труда и техники безопасности во время их проведения. Кладовщик склада относится к категории специалистов.

В обязанности Группы кладовщиков склада входит ведение количественного учета товара во время его приемки и отгрузки, как в учетных единицах измерения, так и по количеству мест, с последующим оформлением спецификаций. Кладовщик хранилища должен, так же осуществлять контроль над остатками товара на складе Регионального Представительства во время его хранения, обеспечивать сохранность качества и предотвращать условия порчи продукции.

• Специалисты группы Управленческого Учета (складской учёт)

Оператор выписки является специалистом по обработке и формированию первичных бумаг, отражающих процесс товародвижения на складе Компании в ИБ 1С (Приходные накладные, Расходные накладные, Акты количественного и качественного несоответствия на поступивший товар).

В обязанности Оператора выписки входит оперативный учет товародвижения, путем сплошного, непрерывного отражения поступления и отгрузки товара на складе Организации. Оператор выписки должен обеспечивать своевременную передачу документов (накладная, счет — фактура, накладная поставщика) в бухгалтерию.

Оператор по учёту и выписке, совместно с Главой складского учёта, обязаны ежедневно проводить анализ соответствия фактических товарных остатков на складе и товарных остатков, отраженных по учету в ИБ 1С, выявлять факты расхождений и своевременно их устранять.

Порядок приемки и организация складского учета

При поступлении автотранспортного средства на территорию склада Глава склада обязан организовать учёт и разгрузочные работы, обеспечить своевременную и оперативную приемку складской продукции, с соблюдением утвержденных норм приемки ТМЦ.

При получении сопроводительных важных бумаг на поступивший товар, НС должен произвести на них отметку и учёт, с указанием времени передачи отгрузочных документов поставщика на склад.

НС должен заблаговременно обеспечить наличие свободного места на территории склада для выгрузки товара, а так же подготавливает место в складской зоне для перевозки выгруженного товара на места хранения. В обязанности также входит своевременное решение вопроса о необходимом количестве грузчиков и техники для организации погрузочно-разгрузочных работ.

Глава склада компании обязан произвести внешний осмотр транспортного средства, проверить наличие пломб и соответствие их оттисков с сопроводительными необходимыми бумагами поставщика.

В случае несоответствия или внешнего повреждения транспортного средства с возможностью доступа к товару или возможной порчи товара, Глава складского учёта должен составить соответствующий Акт с участием перевозчика. В процессе приемки товара обязан производить выборочную проверку маркировки, контролировать укладку товара на поддоны и его рассортировку в процессе выгрузки. Принимая товар, кладовщики должны маркировать, сформированные поддоны с изделиями (материалами).

После окончания выгрузки продукции (материалов) из транспортного средства, НС проверяет количество мест и метраж фактически поступившей продукции, в соответствии с отгрузочными необходимыми бумагами доставщика. Сверка осуществляется путем сравнения количественной информации по продукту(материалам) в оформленных спецификациях и данных по отгрузочным бумагам доставщика.

В случае отсутствия количественных расхождений с сопроводительными документами от поставщика Глава склада подписывает бумаги перевозчика. После чего НС должен сделать ксерокопии сопроводительных бумаг поставщика в двух экземплярах. Оригинал сопроводительных документов поставщика и спецификации, передает Оператору выписки для формирования в ИБ 1С Приходной накладной.

После приемки товара, Начальник склада организует кладовщиков для размещения полученного товара в зонах его хранения в соответствии с типом тканей и рисунками.

Порядок оформления спецификаций на поступившая продукция(материалы) на базу

Приемка осуществляется последовательно по товарным позициям, согласно отгрузочным документам поставщика. При приемке товара кладовщики склада составляют спецификации в соответствии с утвержденной формой.

В заголовке каждой графы бланка спецификации указывается наименование товарной позиции.

Необходимо точно и разборчиво указывать следующие основные параметры товарной позиции:

1. № артикула товарной позиции;
2. № рисунка товарной позиции;
3. вид.

В процессе приемки товаров в колонках бланка спецификации, сверху вниз записывается метраж рулонов или кип или количество штучных изделий в упаковке. После окончательного отражения количества товарной позиции, в самой нижней графе спецификации, кладовщик суммирует предыдущие количественные показатели.

Количественный приход каждой товарной позиции указывается в отдельной колонке бланка спецификации. Если на одном листе спецификации записана только одна товарная позиция, то в графе итогоуказывается количественная сумма всех колонок. Если на одном листе спецификации записано несколько товарных позиций, то в графе итого указываются количественные суммы по каждой товарной позиции.

После заполнения всех спецификаций о приемке продукции Главный по складу в Компании рукописно оформляет Приходную накладную. Количественные данные по товарным позициям в Приходной накладной должны соответствовать количеству товара, отраженному в спецификациях.

Далее НС производится сверка количественных данных отгрузочных документов поставщика с оформленной Приходной накладной поочередно по каждой товарной позиции с целью своевременного выявления фактов недопоставки изделий на склад.

Порядок формирования Приходной накладной в ИБ 1С

После получения рукописной Приходной накладной и спецификаций от Начальника склада, а так же экземпляра отгрузочных документов поставщика Оператор выписки формирует в ИБ 1С Приходную накладную на основании Документа « Отправка товара » автоматически.

В этих целях, Оператор выписки открывает в ИБ 1С Журнал «Отправка товара», заходит в нужный документ « Отправка товара» и путем команды « ввести на основании» создает Приходную накладную.

Приходная накладная, принимаемая к учету должна содержать следующие реквизиты:

1. № документа;
2. Дату документа;
3. Тип учета – управленческий учет;
4. Поставщик;
5. Хранилище материалов(продукции) – Компания;
6. Признак – Приход на комиссию;
7. Документ основание – Отправка товара (проставляется автоматически).

Заполнение полей в Приходной накладной по данным номенклатуры, бар — кодов товарных позиций, ценам и количеству происходит автоматически.

В случае обнаруженных фактов количественного несоответствия в процессе приемки изделий, Оператор выписки вручную вносит корректирующие изменения в сформированную Приходную накладную, в соответствии с фактическим количеством и номенклатурой поступившего продукции (материалов).

После полного проведения всех товарных позиций по Приходной накладной в ИБ 1С, Оператор выписки ставит свою роспись на рукописной Приходной накладной и спецификациях и возвращает их Начальнику базы, оставляя у себя в папке Приходных данных экземпляр оригинала отгрузочных документов поставщика.

Ведение складского учета и несоответствия при приемке продукции

• Несоответствие качества поступивших материалов(продукции)

Глава при складском учёте должен производить внешний осмотр выгружаемых изделий (материалов) на наличие брака, повреждения упаковки, загрязнений, влажности и соответствия маркировки.

В случае обнаружения товара с несоответствующей маркировкой или имеющего выше перечисленные признаки, НС Компании составляет акт, в котором отражаются обнаруженные недостатки, указывается точное количество продукции (материалов) с обязательной подписью перевозчика.

Необходимо выявить и указать причины несоответствия товарного вида – порча в процессе доставки из-за неграмотно произведенной загрузки, или умышленно — отгрузка некачественного товара. (По согласованию с поставщиком возможно возвращение бракованного или несоответствующего товара на склад отправителя).

Для подтверждения фактов поступления бракованного товара на базу и обоснованности предъявляемых претензий к поставщику, используются фотографии с изображением некачественного товара, и передачей изображения поставщику по сети internet (Формат отправляемого файла — jpg).

• Количественное несоответствие поступивших материалов и пересортица

В случае количественного несоответствия фактически выгруженного товара с отгрузочными документами поставщика, Начальник склада Компании производит повторный пересчет товара, в присутствии перевозчика.

Если количественное несоответствие подтверждается, НС доводит до сведения Начальника отдела логистики и Генерального директора факт количественного несоответствия продукции (недостача, излишек, пересортица).

Генеральный директор назначает комиссию в составе Бухгалтера Управленческого Учета, Начальника склада и менеджера отдела логистики для проведения повторной приемки полученного товара и правильности арифметического подсчета количественных величин в спецификациях.

По товарным позициям, имеющим количественное расхождение с сопроводительными накладными доставщика, Оператор выписки производит корректировку количества в соответствии с фактическим количеством поступивших изделий.

В результате внесенных изменений в Приходную накладную по количеству изделий, и после проведения Приходной накладной в ИБ 1С, автоматически формируются данные «Акт количественного несоответствия».

Бухгалтер Управленческого Складского Учета пересылает Акт несоответствия вместе со спецификациями по факсимильной связи или по электронной почте поставщики не позднее двух рабочих дней с момента получения продукции. Акты несоответствия хранятся в делах Компании не менее двух лет. Глава хранилища обязан сделать отметку по факту количественной недостачи в экземпляре сопроводительных бумаг доставщика.

Советуем так же посмотреть:

• Программы складского учёта в компании. Часть 2
• План мероприятий по охране труда
• Требования к инфраструктуре склада

Источник: http://dzensales.ru/logistics/gramotnoe-vedenie-skladskogo-uchyota-v-kompanii-chast-1