Куда сдаются документы после ликвидации предприятия

Содержание

Ликвидация организации — инструкция

Куда сдаются документы после ликвидации предприятия

Ликвидация организации доставляет множество хлопот владельцу. Нужно не только соблюсти законодательные нормы, проходя через все этапы процедуры, но и подготовить документацию для сдачи в архив. О том, как это правильно сделать, поговорим в данной статье.

Процедура сдачи документов в архив регламентируется двумя законами: «О финансовой несостоятельности» и «Об архивном деле». Первый обязывает сдавать документы по завершении процедуры принудительной ликвидации. Второй – обязывает каждого руководителя сдавать документы в архив после прекращения хозяйственной деятельности.

Зачем сдают документы в архив?

После завершения процедуры ликвидации юридического лица, когда у предпринимателя на руках уже есть Свидетельство, подтверждающее факт закрытия, печать он уничтожает, а все важные документы (юридические и финансовые) сдает в архив. Это необходимо сделать по той причине, что позднее могут понадобиться сведения, зафиксированные в этих документах. Например:

  • бывшему сотруднику нужна информацию о том, какую зарплату он получал;
  • бывшему владельцу необходимо документально подтвердить тот факт, что он погасил все задолженности перед кредиторами;
  • у сотрудников налоговой инспекции или внебюджетных фондов могут возникнуть вопросы, касающиеся деятельности ликвидированного юридического лица, и ответы они также найдут в архивных документах.

С чего начинается эта процедура?

Сдача документов в архив сопровождается заключением договора между ликвидатором или арбитражным управляющим и руководителем ведомства. В нем (договоре) прописываются условия и сроки хранения. Бывший глава компании является собственником этих бумаг, если он решит, что хранение осуществляется с нарушениями, он вправе через год забрать их из архива.

Заметим, такой договор непременно заключается между ликвидационной комиссией и руководителем архива в том случае, если компанию закрыли в принудительном порядке.

Это правило распространяется на все подобные учреждения, вне зависимости от того, государственным является архив или частным. Да и хранятся здесь документы не бесплатно. Данный вопрос ликвидатор или комиссия решают до того, как предприниматель принесет бумаги на хранение.

Более того, согласно 62 статье ГК РФ, в ликвидационном балансе должна быть отдельная статья расходов (перечисление средств архиву).

Кто готовит документы?

Подготовкой документов и сдачей их в архив занимаются разные люди в зависимости от того, как проводится процедура ликвидации: в добровольном порядке или принудительном. В первом случае данная обязанность ложится на плечи ликвидатора и избранного члена ликвидационной комиссии. Во втором – указанные действия обязан выполнить конкурсный управляющий.

У каждого из них есть обязательства как основные, так и дополнительные. Они непременно должны сделать следующее:

  • подобрать места хранения важных бумаг и согласовать их с руководством архива;
  • выяснить, сколько придется потратить на хранение документов, и включить эту сумму в расходы по закрытию компании;
  • составить список тех бумаг, что будут переданы на хранение;
  • подготовить описание к пакету документов;
  • решить, как долго они будут храниться (максимальные сроки утверждены федеральным законодательством – Приказ Минкультуры № 558 от 28 октября 2010 года);
  • заключить договор с архивом и передать ему документы.

Кроме этого, придется провести экспертизу ценности, оформить бумаги надлежащим образом и составить опись. Экспертиза ценности представляет собой просмотр каждого листа сдаваемых документов.

Оформить бумаги – значит, подшить, переплести, пронумеровать каждый лист, составить заверительный лист и внутреннюю опись. Отдельно составляется опись к официальным бумагам длительного или временного хранения, а также тем, в которых содержатся сведения о личном составе компании.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Следующий этап – обработка для архивного хранения. Этот процесс сложен, и его проведение лучше доверить сотрудникам архива или специальной архивной компании.

Как долго хранятся документы?

Все документы, предоставленные ликвидатором или конкурсным управляющим, распределяются по категориям и в зависимости от нее хранятся разное количество лет. Например:

  • финансовые документы и бухотчетность хранятся как минимум 5 лет;
  • те, что относятся к личному составу, — 45-75 лет;
  • по налоговой отчетности – не более 6 лет;
  • по банкротству – не более 10 лет;
  • по страховым выплатам – как минимум 5 лет.

Срок хранения утверждается на законодательном уровне и зависит от степени научной или информационной важности. Часть из них, которая со временем должна быть уничтожена, «переносится» к документам временного хранения. Подобная «рассортировка» в архиве проводится ежегодно.

За сдачу документов в архив придется заплатить 20 000 ₽. Отдельную плату возьмут сотрудники архива или специальной компании за архивную обработку.

Итак, по завершении добровольной или принудительной ликвидации организации все финансовые и иные документы, представляющие значимость, сдаются в архив. Эта обязанность возлагается на ликвидатора или конкурсного управляющего. Они же подписывают договор с архивом, в котором указываются сроки и условия хранения. Документы предварительно проходят архивную обработку.

Источник: https://saldovka.com/registratsiya/likvidatsiya/likvidatsiya-organizatsii.html

Как поступить с кадровыми документами при ликвидации организации

Для сотрудников кадровой службы ликвидация организации означает не только оформление увольнения всех ее сотрудников, но и большую работу со всеми кадровыми документами, которые накопились в компании за время ее существования.

От того, насколько грамотно было организовано их ведение и последующая передача на дальнейшее хранение кадровых документов при ликвидации организации, зависит будущая пенсия всех сотрудников, включая руководство.

Следовательно всем процессам, связанным с этой документацией, необходимо уделить самое пристальное внимание.

Что делать с кадровыми документами при ликвидации организации

Казалось бы, самый простой ответ на такой вопрос — уничтожить. Ведь компании уже не существует, следовательно необходимости в ее документах также нет. Но такой ответ может дать только исключительно некомпетентный человек.

Данные о трудовой деятельности, занимаемой должности и получаемой сотрудником заработной плате имеют важное значение и должны быть сохранены. Самый распространенный случай, когда они необходимы — восстановление утерянной или уничтоженной трудовой книжки. В отсутствии кадровых документов сделать это не представляется возможным.

С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах >>>

Следовательно, основная цель работы кадровика с документами в этот период — обеспечить подготовку и передачу на хранение кадровых документов после ликвидации организации.

Для этого потребуется все бумаги собрать, систематизировать и отобрать именно те, что будут переданы для дальнейшего хранения. Те же документы, ценность которых невелика и не влияет на дальнейшую судьбу сотрудников, могут быть уничтожены.

Храниться после ликвидации компании ее документы будут либо у компании-правопреемника, либо в вышестоящей организации, либо, что чаще, в муниципальном или государственном архиве. Такой порядок установлен действующим законодательством:

  • Федеральным законом № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в РФ»;
  • положениями ст. 63 ГК РФ, посвященной ликвидации юрлиц;
  • соответствующими статьями законов об ООО и об АО.

Посмотрите видео по теме:

Кто отвечает за сохранность кадровых документов ликвидируемого предприятия

После вынесения решения о прекращении хозяйственной деятельности и ликвидации компании в ней создается ликвидационная комиссия и назначается ликвидационный управляющий.

Именно на нем и лежит ответственность за обеспечение сохранности кадровых документов и их передачу в соответствующие архивы на хранение. Для проведения подготовительной работы в комиссию включают сотрудника кадровой службы, делопроизводителя или архивариуса, который и будет заниматься систематизацией документов.

Передача всей документации в руки ликвидационной комиссии оформляется передаточным актом.

С архивной организацией обязательно заключается письменный договор. В нем, в частности, содержится условие о том, что все расходы по подготовке документов сдаваемых в архив при ликвидации организации несет она сама.

Следовательно, в документах ликвидационной комиссии должна быть заложена на этот процесс соответствующая сумма. Договор не требуется только в том случае, когда ликвидируется бюджетное учреждение, ГУП или МУП.

Прочитайте полезные статьи по теме:

  • Ликвидация организации как одно из оснований увольнения

На хранение в обязательном порядке передаются:

  • документы постоянного (вечного) хранения;
  • документы по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет;
  • документы длительного (до 10 лет) хранения с неистекшим сроком.

Определить, каковы сроки хранения бухгалтерских документов после ликвидации организации можно по таблице, приведенной в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Приказом Минкультуры № 558 от 25.08.2010 г. Приведем список тех кадровых документов, которые подпадают под указанные категории:

  • Приказы по личному составу о приеме, переводах, увольнении, отпусках;
  • Трудовые договоры, в том числе и срочные, дополнительные соглашения к ним, договоры ГПХ;
  • Личные карточки (форма Т-2) всех сотрудников, включая временных;;
  • Личные дела всех уволенных сотрудников (заявления, анкета, копии всех приказов, копии всех личных документов, характеристики и т. д.);
  • Зарплатные ведомости или лицевые счет сотрудников;
  • расшифровка кодификации выплат и удержаний в расчетных листках;
  • документы, не востребованные уволенными сотрудниками (дипломы, сертификаты, трудовые книжки);
  • штатные расписания;
  • акты о несчастных случаях (если они были);
  • журналы выдачи трудовых книжек;
  • табели и табель-наряды сотрудников вредных производств.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Уничтожение документов при ликвидации организации производится после того, как они были изучены и систематизированы. Те бумаги, которые не подпадают под обязательную передачу на хранение в архив, могут быть после проведения сверки уничтожены. Но сначала придется составить и утвердить описи дел, подлежащих уничтожению.

Проще всего направить на уничтожение те документы, срок хранения которых уже истек. На них составляется акт в общем порядке. Что касается кадровой документации с не истекшим сроком хранения, то по общему правилу уничтожать ее недопустимо.

Но в счете особых обстоятельств, которыми будет ликвидация компании, можно сделать исключение. Но только для тех сведений, которые не представляют ценности для судебных, налоговых или правоохранительных органов.

Стоит помнить, что решение о ликвидации таких документов принимает не ликвидационная комиссия, а орган исполнительной власти муниципального образования или субъекта РФ.

После его издания все подлежащие уничтожению документы описываются и передаются на предприятия переработки вторсырья по специальной накладной, где указывается уже не состав дел, а вес сданной макулатуры. На этом путь бумажных кадровых документов, не подлежащих дальнейшему хранению завершается.

Прочитайте полезные статьи по теме:

  • Ликвидация филиала: выбираем основание увольнения

Для организаций, находящихся в государственной или муниципальной собственности место хранения документов зарезервировано заранее. А вот коммерческие компании могут столкнуться и с отказом госархива в приеме документов на хранение в связи с нехваткой места.

Это не означает, что документ придется уничтожить. Существуют частнве компании, оказывающие архивные услуги, с которыми также может быть заключен договор. Сроки хранения документов при ликвидации организации в них те же, что и в бюджетных учреждениях.

В процессе передачи участвуют сотрудник архива и представитель ликвидируемой организации. Они проверяют наличие дел, указанных в описях. Таких документов составляется три в бумажном виде и плюс электронный. Помимо описи ликвидируемая компания передает также историческую справку по сдаваемым документам. Она составляется в одном экземпляре плюс электронная версия.

Документы принимаются в архив на сновании акта приема-передачи. В этом документе указывается:

  • количество дел;
  • их техническое состояние;
  • отсутствие каких-либо документов из описи.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается сторонами договора: председателем ликвидационной комиссии и главой архивного учреждения. По одному экземпляру описи и акта хранится у каждого из участников.

Как найти где хранятся документы ликвидированного работодателя

При необходимости восстановить сведения о работе в организации, которая была ликвидирована, работники зачастую не знают, куда им следует обратиться. А между тем, алгоритм действий в подобной ситуации достаточно прост:

  • прежде всего стоит уточнить, возможно компания еще существует, о обратиться непосредственно в кадровую службу;
  • или получить в налоговой службе документ о ликвидации организации (выписку из ЕГРЮЛ) и тогда уже отправляться в местный архив;
  • знание точного наименования компании и ее нахождения облегчит поиск.

Организация ликвидирована документы в архив не сданы

Если при ликвидации компании ее руководство не озаботилось подготовкой и передачей в архив всех необходимых сведений, то тем самым она нарушила действующее законодательство. Это дает право привлечь участников ликвидационной комиссии, в чьей компетенции находится подготовка документов, к ответственности: административной по ст. 13.25 КоАП или уголовной по ст 325 УК РФ.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1097371-qqq-17-m5-kak-postupit-s-kadrovymi-dokumentami-pri-likvidatsii-organizatsii

Сдача документов в архив при ликвидации

Процедура передачи документов в архив является актуальной для любой организации, вне зависимости от вида ее собственности, направлений хозяйствования и стадии, на которой она находится.

Документы, которые создаются в процессе предпринимательства, накапливаются. Даже в том случае, если они уже исполнены и не могут отразиться на дальнейшей деятельности компании, их необходимо хранить. Некоторая документация хранится на протяжении долгого периода времени, а другая краткосрочно.

Среди основных случаев передачи документов компании в архив, можно отметить ее ликвидацию, реорганизацию или отсутствие места для хранения.

Законодательством определена обязательность передачи в архив той документации, которая имеется у ликвидируемого предприятия.

Организация процесса архивирования может быть проведена как силами самого ликвидируемого предприятия, так и путем привлечения сторонних компаний.

Цель

Завершение предпринимательства требует передачи всех документов, имеющих важное юридическое и финансовое значение, в архив, с целью последующего хранения. Порядок хранения переданной архивной документации определяется ФЗ «Об архивном деле. Обязанность по передачи дел в архив возлагается как на государственные предприятия, так и на организации, созданные на основе частных финансовых вложений.

Поводом для передачи документации служит возможность возникновения потребности в поднятии какого-либо документа, имеющего место во время функционирования ликвидированного предприятия.

Причиной тому может стать утрата трудовой книжки бывшим сотрудником и возникшая у него необходимость восстановления информационных данных, которые были в ней зафиксированы. Только путем обращения в архив работник сможет получить документы, подтверждающие факт его трудоустройства, начисление и выплату заработной платы.

Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов АО

Потребность в доступе к информации ликвидированного предприятия может возникнуть и у его руководящего состава. Поводом такой необходимости может стать наличие спорных вопросов, возникших по вопросу погашения кредиторской задолженности.

Бухгалтерская документация, касающаяся данного вопроса, а также выплаты платежей в налоговые органы и внебюджетные фонды, в обязательном порядке передается в архив и хранится там.

Что нужно

Ликвидируемое предприятие обязано передать свои документы на архивное хранение.

Правила хранения документов в архиве

Сдача документов предприятия в архив при ликвидации, предполагает подготовку и передачу таких документов:

  • учредительных документов (свидетельства о регистрации, а равно документации о создании компании; ее устава или положения о ней; ликвидационных документов; приказов и иных распоряжений, на основании которых осуществлялось переименование компании, смена формы хозяйствования);
  • свидетельства, устанавливающего факт ликвидации;
  • решения, на основании которого проводилась ликвидация;
  • приказов или иные распорядительных документов, в рамках которых осуществлялось трудоустройство, увольнение, перевод, устанавливались должностные оклады, оформлялся отпуск;
  • трудовых договоров, контрактов, соглашений;
  • личных карточек, установленных формой Т-2, включая карточки, заведенные на временно привлекаемых работников;
  • личных дел уволенных лиц, в которых имеются их заявления, автобиография, приказы, личные документы и др.;
  • лицевых счетов работников или ведомостей с начислениями вознаграждения за труд;
  • расшифровок кодов по видам начисления зарплаты и проводимых удержаний;
  • невостребованных личных документов (оригиналов);
  • актов о произошедших несчастных случаях;
  • штатных расписаний;
  • журналов учета трудовых книжек и иных документов, касающихся трудоустройства работников, оплаты их труда, льгот, изменений социально-правового положения;
  • табелей и нарядов, выдаваемых работникам, трудоустроенным на вредные профессии;
  • перечня вредных профессий, описания технологического процесса таких работ (при наличии).

Помимо вышеуказанной документации для передачи в архив потребуется опись передаваемых дел в 3 экземплярах на бумажных носителях и электронном виде, а также одна историческая справка

Как подготовить

Сдача документов в архив при ликвидации является обязанностью хозяйствующего субъекта. Негосударственные организации могут заключить договор о передачи собственной документации в Федеральную архивную службу.

Отсутствие такого договора дает право на передачу для архивного хранения только тех документов, которые касаются личного состава работников.

Определить место хранения иной документации обязана ликвидационная комиссия. Процедура передачи документации на хранение включает в себя оформление дел.

Каждое из них должно быть:

  • правильно сгруппировано;
  • переплетено или прошито;
  • пронумеровано;
  • иметь лист-заверителя;
  • иметь внутреннюю опись (при необходимости);
  • сопровождаться точным наименованием организации, ее регистрационным индексом, крайними датами дела и его заголовком.

Та часть дел, которая требует временного  хранения (не превышающего 10 лет), требует частичного оформления, что позволяет:

  • не систематизировать документы;
  • не проставлять нумерацию листов дела;
  • не оформлять заверительную надпись;
  • не осуществлять переплет.

Правильность проведения архивной обработки будет проведена. Это требуется для того, чтобы документы, передаваемые в архив, соответствовали заголовку дела, номенклатуре, расположению, хронологии и другим признакам.

Общее правило архивирования допускает наличие 250 листов в одном архивном деле. При наличии большего количества листов, дело разделяется на несколько томов, каждый из которых нумеруется.

Архивный работник, подготавливающий дела к передаче, проверяет дела по критериям правильности формирования, оформления, их количества. Обнаружение отсутствия дела требует составления соответствующей справки.

Договор с фондом

Собственники компаний, передающие документы на архивное хранение, продолжают оставаться собственниками данной документации. Нарушение правил хранения со стороны работников учреждения, может стать основанием для передачи наиболее важных документов на хранение собственника. Такая процедура осуществляется исключительно в рамках судопроизводства.

Реализовать права, возникающие в процессе хранения, позволяет договор, заключаемый с соответствующим архивным учреждением, относящимся к федеральной структуре архивов.

Основными положениями такого договора является период и порядок осуществления действий по хранению передаваемой документации. Архивное учреждение и ликвидируемое предприятие в обязательном порядке заключает договор о хранении документов, касающихся личного состава. В качестве заказчика услуги хранения выступит ликвидационная комиссия.

Направить документацию на хранение можно и в частный архив. Для этого также потребуется заключение договора о хранении. Как правило, условия такого договора предусматривают обязанность собственника подготовить документы и уничтожить их по окончанию срока хранения за счет собственных средств.

Порядок оплаты услуг архивного учреждения определяется ликвидатором еще до момента передачи документов. Средства, требуемые для данной цели, устанавливаются в отдельной статье расходов ликвидационного баланса.

Опись

Составление внутренней описи к делам является необязательной процедурой. Исключением является опись личных дел.

Каждое отдельное дело должно иметь в начале чистый лист, а в завершении заверитель, составленный по общепринятой форме.

Данный лист должен содержать числовое значение количества листов в деле, имеющих нумерацию. Это число должно быть указано и прописью. В нем отражаются пропущенные и литерные номера.

Заверительная надпись не может быть выполнена на оборотной стороне крайнего документа или на обложке дела.

Проведена экспертиза ценности передаваемых документов и их упорядочения, позволяет составить описи дел, требующие постоянного хранения, подготовить описи дел личного состава, которые хранятся 75 лет, описи дел, подлежащих временному хранению и акта о формировании дел для уничтожения.

Экспертно-проверочная комиссия рассматривает опись дел и акт о предстоящем уничтожении, проводит их согласование и утверждение.

Утилизация оформляется приемо-сдаточными накладными, содержащими информацию о дате проведения процедуры и весе бумаг

Экспертиза дел

Экспертиза ценности передаваемых для хранения документов, позволяет определить срок их хранения. Типовой перечень утвержден Росархивом 6 октября 2000 года.

75 лет Хранятся документы, содержащие информацию о личном составе, относятся в документации долговременного срока хранения.
45 лет Хранится документация о несчастных случаях, произошедших на производства.
25 лет Хранятся тарификационные ведомости.
Не более 15 лет Подлежат хранению протоколы заседаний по вопросам установления трудового стажа, необходимого для получения надбавки по выслуге лет, а также постановления комиссии по аттестации сотрудников и повышению их квалификации.

Перечень сотрудников, вышедших на льготную пенсию, утилизируется по истечении 50 лет хранения в архивном учреждении.

Процесс отбора иной документации, подлежащий хранению, осуществляется путем просмотра каждого листа дела. Не может быть признана соответствующей закону такая экспертиза, которая проведена исключительно путем изучения заголовков на обложках каждого передаваемого дела.

Юридическая основа

В качестве основного документа, которым необходимо руководствоваться при организации архивных процедур, выступают Основные правила работы архивов организации.

Данным актом определено, что документация ликвидируемой организации подлежит передаче ее правопреемнику.

Документация, содержащая информацию по персоналу ликвидируемой компании, не имеющей правопреемника, должна быть передана специализированному архиву с целью временного хранения. Отсутствие такого центра является основанием для передачи дел государственному архиву.

Уничтожить документы, по которым срок временного хранения не истек, можно только на основании решения исполнительных органов власти, что подлежит оформлению в виде акта, а также требует составления описи тех документов, которые утилизируются.

Утилизация документов с истекшим сроком хранения, осуществляется в общем порядке. Ответственность за организацию формирования дел и их передачу в архив несет ликвидационная комиссия.

Весь спектр действий, которые должны быть проведены ликвидируемым предприятием по архивированию документации, определен п. 9.7. вышеуказанных правил.

Ответственность

Законодательством установлена обязанность руководителя и учредителя хозяйствующего субъекта, передать всю важную документацию, собранную за время ведения деятельности компании, в архив. Такие действия должны осуществляться в случае ликвидации лица.

ФЗ «Об архивном деле» и ФЗ «О банкротстве» определяет круг лиц, ответственных за сбор документации, и ее передачу в архивные учреждения, а в случае банкротства предприятия, в специализированные структуры. Неисполнение возложенных обязанностей является поводом для привлечения виновных лиц к ответственности.

Ликвидация ООО через продажу имеет самые краткие сроки в сравнении с другими видами и способами ликвидации.

Как правильно вывести активы при разделении ООО, подскажут юристы. Читайте в статье по ссылке.

Подробно о порядке ликвидации муниципального унитарного предприятия — тут.

Источник: http://calculator-ipoteki.ru/sdacha-dokumentov-v-arhiv-pri-likvidacii/

Сдача документов в архив

  • Архивные услуги
  • Сдача документов в архив

Насущный вопрос при ликвидации организации — куда деть документы. Ведь компания закрылась и хранить документы уже негде. Фактически процесс сдачи документов в архив при ликвидации регулируют два основных закона: первый ФЗ. «О несостоятельности (банкротстве) от 26.10.

2002 N 127-ФЗ, где говорится, что конкурсный управляющий передаёт на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия сдачи документов в архив на хранение устанавливаются и иными федеральными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации . В данном случае при сдаче документов в архив речь идёт об отсылке к ФЗ «Об архивном деле в РФ».

Это, собственно, и есть второй закон, регулирующий сдачу документов в архив.

Кто отвечает за передачу документов при ликвидации

В законодательстве чётко прописано, что сдача документов в архив осуществляется в соответствии с п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, должны сдаваться ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или коммерческий архив. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует сдачу документов в архив ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства своими силами.

Непредвиденные сложности

К сожалению, далеко не всегда сдача документов архив при ликвидации завершается должным образом, особенно на предприятиях, ликвидируемых вследствие их несостоятельности (банкротства).

Должностным лицам предприятия, находящегося в стадии ликвидации, следует быть готовыми к сложностям, возникающим в процессе сдачи документов в архив.

От грамотного решения ответственных лиц будет зависеть наличие или отсутствия претензий при сдаче документов в архив.

Какие документы сдают в архивы при банкротстве и ликвидации?

Все документы ликвидированного предприятия по учету труда и заработной платы и расчетам с персоналом (приказы, личные карточки,лицевые счета по начислению заработной платы или расчетно-платежные ведомости) сдаются в государственный или муниципальный архив по юридическому адресу организации.

 Прием документов в архив фиксируется актом приёма-передачи. Напомним, что срок хранения документации,относящейся к исчислению трудового стажа, заработка и т.п. оформленной до 2003 года,составляет 75 лет. Аналогичные документы, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет.

Это  дает право заинтересованным лицам обращаться в архив за уточнением сведений при исчислении, например, трудового стажа.

Как поступить с документами, которые не принимают в госархивы

Часто у людей возникает вопрос,  как поступить  с документами, не принятыми в государственный или муниципальный архив. Ведь срок хранения документов не истек, а юридическое лицо прекратило работать.

Вариант 1. Найти место у себя и хранить, пока срок хранения не истечет. Обращаем ваше внимание, что срок хранения большинства документов не изменяется при ликвидации и составляет не менее 5 лет.

Вариант 2. Систематизировать и обработать документы с составлением соответствующей описи. Затем передать на депозитарное хранение на платной основе в любой архив, оказывающий такие услуги.

Услуги по сдаче документов в архив при ликвидации

Компания «Архивный Эксперт » профессионально оказывает все услуги по обработке, хранению и  передаче документов в архив при банкротстве и ликвидации организации.  Наш опыт в решении этих вопросов пользуется  неизменно высокой популярностью наших клиентов. Сдача документов в архив — важная процедура с необходимостью соблюдения множества требований, предъявляемых к этому мероприятию действующим законодательством.

Процесс сдачи документов в архив

Процесс сдачи в архив является многоэтапным, при этом следует неукоснительно соблюдать порядок передачи архива (выражаясь иначе, чередование этапов). В первую очередь выполняется экспертиза практической и научной ценности передаваемых документов, после чего отобранные дела включаются в так называемую сдаточную опись.

Опись документов

Мнение о том, что такая опись может иметь произвольную форму, является глубоко ошибочным: ее форма определена на законодательном уровне и должна строго соблюдаться. Свои требования установлены и в отношении формы обложки дела длительного хранения.

Они содержатся в соответствующих правилах, которые так и называются — «Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования». Надо не забывать, что в случае ненадлежащего оформления документов принимающая сторона имеет основание не принять документы на хранение.

Порядок сдачи документов в архив подразумевает также создание научно-справочного аппарата на передаваемый архив.

Что показывает практика

Итак, мы видим, что порядок передачи документов в архив весьма сложен и требует учета множества особенностей. Практический опыт показывает: попытки руководства предприятия выполнить соответствующие мероприятия силами своих сотрудников чаще всего приводят к значительным потерям рабочего времени и при этом далеко не всегда оказываются результативными.

Как сдать документы в архив?

Как выполнить сдачу документов в архив на хранение с соблюдением всех существующих требований, не тратя при этом ценное время и избегая, таким образом, экономического ущерба для предприятия?

Обратитесь в «Архивный Эксперт». Специалисты нашей компании в совершенстве знакомы с порядком передачи документов на хранение. Мы выполним все необходимые действия в строгом соответствии с действующим законодательством оперативно и, что немаловажно, недорого. Мы обладаем большим опытом и способны решать все вопросы, связанные с организацией сдачи документов в архив при ликвидации и реорганизации.

Узнать о действующих  ценах, скидках и специальных предложениях на услуги по сдаче документов в архив от компании «Архивный Эксперт» можно по телефону: +7 (495) 226-16-67 или info@archivexpert.ru

Источник: https://archivexpert.ru/servise/sdacha_documentov_v_archiv/

Куда сдаются документы после ликвидации предприятия

Куда отдавать документы после ликвидации фирмы или ИП? Такой вопрос возникает очень часто. Любая организация, совершая процесс самоликвидации, сталкивается с большим количеством проблем, начиная от выплат задолженностей или сверки налоговых отчетов и заканчивая грамотным оформлением документации фирмы, а также определением места ее хранения.

Согласно законам РФ, документы ликвидируемой компании следует передать в распоряжение государственного или муниципального архива, при этом никакого значения не имеет официальный статус и конечная цель упраздняемого предприятия.

На сегодняшний день на территории России порядок мероприятий с документами при аннулировании фирмы регламентируют, помимо Гражданского Кодекса, следующие законодательные акты:

  •  «Основные правила работы архивов организаций»;
  • «Об архивном деле в РФ»;
  • «Об обществах с ограниченной ответственностью»;
  • «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Документы, подлежащие передаче в архивное учреждение

Следует обязательно при ликвидации компании отправлять в архив документы постоянного хранения и по личному составу, срок действия которых равен 75 годам. Выполнение данного требования является крайне важным для уволенных работников, так как вышеуказанная документация – это единственное основание для начисления им в будущем пенсий, а также восстановления трудового стажа, в том числе и льготного.

1. Документы постоянного срока хранения (т.е. эти документы после закрытия или ликвидации организации) руководитель обязан передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд РФ (Государственный, городской или муниципальный архивы):

  • приказы по основной деятельности
  • журнал регистрации приказов по основной деятельности
  • штатные расписания
  • структура организации
  • номенклатура дел
  • описи дел
  • акты об уничтожении дел и утрате документов
  • целевые программы информатизации
  • прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги
  • годовые планы и отчеты
  • годовые бухгалтерские балансы
  • годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС
  • годовые сметы и др.
  • уставные документы
  • документы о приватизации
  • реестры акционеров
  • реестры владельцев ценных бумаг
  • списки лиц, имеющих право на дивиденды
  • журналы, книги учета работы с акциями
  • заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля
  • гранты
  • лимиты
  • паспорта сделок
  • документы о благотворительной деятельности
  • и другие документы

2. Документы по личному составу (45 — 75 лет хранения):

  • приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение работников)
  • журналы регистрации приказов по личному составу
  • штатные расстановки (с указанием Ф.И.О. и окладов сотрудников)
  • личные дела работников
  • личные карточки форма Т-2
  • трудовые договоры с физическими лицами
  • журналы регистрации трудовых книжек (50 лет)
  • лицевые счета работников
  • расчетно-платежные ведомости (при отсутствии лицевых счетов)
  • сведения о совокупном доходе работника за год
  • индивидуальные сведения о доходе работника (для ПФ)
  • списки работников на производстве с вредными условиями труда
  • табели и наряды работников вредных профессий
  • акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний (45 лет хранения ЭПК)
  • акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о производственных авариях и несчастных случаев (45 лет хранения ЭПК). Если связано с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — хранить постоянно.
  • и другие документы

Кроме того, в государственный архив должны быть переданы и документы временного хранения, которые продолжают быть в силе, ведь данная информация может оказаться значимой с юридической или экономической точки зрения. Стоит также подчеркнуть, что передача документации в упорядоченном виде осуществляется ликвидатором и только на основании соглашения, подписанного представителями архива и ликвидационной комиссии.

Документы временного срока хранения (5 — 10 лет хранения)

•             приказы на отпуска и командировки

•             приказы по административно-хозяйственной деятельности

•             договоры с юридическими лицами

•             документы по госзакупкам

•             акты о приеме выполненных работ

•             бухгалтерские документы

•             путевые листы

•             и другие документы

Подготовка документов в архив

Совершить процедуру самостоятельной обработки документов для непрофессионала крайне сложно, поэтому рекомендуется воспользоваться помощью сотрудников специализированных фирм, заключив с ними предварительно соглашение на оказание услуг   по упорядочению и экспертизе ценности документации.

Места хранения ценных бумаг аннулируемой организации

При упразднении компании первоочередное право на получение документации имеет фирма-правопреемник либо вышестоящее в отношении ликвидируемой организации предприятие. В случае если по закону таких учреждений нет, ликвидационная комиссия обязана обратиться в специализированный центр, в обязанности которого входит временное хранение документов по личному составу.

К сожалению, на текущий момент такие особые архивы созданы только в некоторых регионах страны, что существенно затрудняет деятельность не только государственной архивной организации, но и ликвидационного органа.

Так, согласно законодательным нормам, муниципальный архив обязан принять в распоряжение документы личного состава и постоянного хранения, однако при отсутствии свободных площадей на момент обращения он вправе отказать и разместить на своей территории бумаги временного срока. В подобной ситуации достаточно целесообразно воспользоваться услугами профессиональных архивных фирм, при сотрудничестве с которыми возникает куда меньше проблем.

Условия передачи документов в архив или иное специализированное учреждение

Крайне важно соблюсти при оформлении документов в архивную организацию все формальности. Не следует забывать, что во время фактического вручения бумажного наследия компании ликвидационной комиссии, стоит подписать передаточный акт, согласно которому она получает все права по управлению делами.

В последствие именно данный орган по аннулированию предприятия заключает договор с архивным центром, где прописывается отдельным пунктом, что финансовые затраты, связанные с подготовкой и последующим хранением документов, возлагает на себя ликвидируемая компания. В договоре с архивной организацией также имеет принципиальное значение указание об уничтожении документов в связи со сроком истечения  их действия и возмещением расходов.

Вместе с тем, заключать соглашение не требуется источникам государственного комплектования, которыми чаще всего являются крупные ведомственные предприятия. Для выяснения, обладает ли компания подобным статусом, следует обратиться в соответствующий орган управления архивными делами.

На какие нюансы обратить внимание при аннулировании организации?

При ликвидации компании необходимо учесть следующие немаловажные аспекты:

  • ознакомиться с архивным учреждением посредством запросов в местную администрацию и до передачи документов в архив выяснить заранее предъявляемые к ним требования;
  • продумать все пункты договора приема-передачи, зафиксировать обязательства всех сторон, проверить наличие дел и составить акт с указанием их количества, а также технического состояния;
  • позаботиться об особо важных документах и передать их в специальные архивохранилища.

Таким образом, каждая компания, подвергающаяся ликвидации, обязана провести данную процедуру согласно всем нормативным актам и требованиям, поскольку от правильности действий напрямую зависит будущее бывших работников фирмы.

Надеюсь теперь вам стало более понятно, куда и каким образом сдаются документы после ликвидации фирмы или ИП

Получайте новые статьи блога прямо к себе на почту:

Сдаем документы после ликвидации кампании в архив обновлено: Январь 20, 2017 автором: Все для ИП

Источник: http://vse-dlya-ip.ru/kak-zaregistrirovat-ip/dokumenty-posle-likvidacii

Сколько нужно хранить документы после ликвидации ООО?

Хозяйственные общества в процессе своей деятельности используют широкий спектр документов. Большинство из них имеет установленный законом срок хранения. Каким он может быть при ликвидации фирмы? Каким образом обеспечивается хранение документов при ликвидации ООО?

Каковы основные виды документов ООО и сроки их хранения?

Документы после ликвидации ООО нужно хранить в соответствии со сроками, установленными Приказом Минкультуры России от  25.08.2010 № 558 (его юрисдикция распространяется и на частные организации) и иными нормативными актами, такими как, например:

  • Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ;
  • Постановление Правительства РФ № 1137, устанавливающее порядок использования различных документов для плательщиков НДС.

Источник: http://f-52.ru/kuda-sdayutsya-dokumenty-posle-likvidatsii-predpriyatiya/

Сдача документов в архив при ликвидации организации

Сдача документов на хранение в государственный архив при ликвидации негосударственных организаций, а так же в результате банкротства, является основной деятельностью нашей компании. Большой опыт работы архивистов нашей компании, в том числе благодаря налаженным контактам в ведомственных и муниципальных архивах, позволяет нам сдавать в архив документы оперативно и на выгодных для наших клиентов условиях!

Стоимость сдачи документов ликвидируемой организации в государственный архив при ликвидации организации, рассчитывается исходя из периода существования организации, количества работников, уровня «текучести» кадров на ликвидируемом предприятии, сферы деятельности ликвидируемой организации.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

По договору с ЦГАТО г. Москвы, стоимость приёма на хранение документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций составляет 310 рублей за 1 ед. хранения (1 дело). Плата за прием документов Советского периода не взымается.

Специалист по сдаче документов в архив: Иван Владимирович Пеньковой, тел., 8-926-604-22-08

Особые условия для конкурсных управляющих, звоните!

Как сдать документы в архив на государственное хранение?

1. Позвонить нам для определения стоимости услуг по сдаче документов в архив.

2. Заключить с нами договор на сдачу документов в архив.

3. Определить дату и время начала работ.

Какие документы Вы получаете после сдачи документов в государственный архив?

1. Договор на оказание работ по архивной обработке и сдаче документов на государственное хранение в архив.

2. Договор с государственным архивом о приеме-передаче документов на государственное хранение.

3. Акт о приеме-передачи документов в архив на государственное хранение (акт выдается государственным архивом, осуществившим прием документов на хранение).

4. Документ, подтверждающий оплату государственной пошлины за прием документов на хранение.

5. Акт выполненных работ.

Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации

1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документ о ликвидации, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации); 2. Подпись руководителей организации, либо председателя ликвидационной комиссии; 3. Свидетельство о ликвидации организации; 4.

Решение организации о ликвидации; 5. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве). 6. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда. 7. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников). 8.

Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.). 9. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы.

Примечание: при отсутствии лицевых счетов — ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат. 10. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках); 11. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.

). 12. Акты о несчастных случаях. 13. Штатные расписания. 14. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан. 15.

Табели и наряды работников вредных профессий;

16. Список вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии

Вместе с документами в архив передаются:

1. Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;
2. Историческая справка в 1 экземпляре.

Требования по упорядочению документов и порядок их передачи в государственные архивы изложены в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законе города Москвы от 28 ноября 2001 г. № 67 «Об Архивном фонде Москвы и архивах».

 Сроки хранения различных видов документов определены в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.

08.2010 № 558). 

На хранение в государственный архив сдаются кадровые документы и бухгалтерские документы отображающие начисление заработной платы (ведомости либо лицевые счета по заработной плате сотрудников).

Порядок передачи документов на государственное хранение при ликвидации организации

Источник: http://proektarhiv.ru/Sdacha_v_arhiv.html

Понравилась статья? Поделить с друзьями: