Проверка путевых листов списание и учет гсм

Программа

Программа учета путевых листов предназначена для ввода и проверки путевых листов, расчета расхода ГСМ. Аналитический учет ведется в разрезе водителей, автомобилей (единиц техники) и видов топлива. Рассмотрим назначение основных пунктов меню задачи «Учет ГСМ и путевых листов»:

1. Справочники

1.1. План счетов – общий справочник программы, содержащий счета бухгалтерского учета. 1.2. Работники предприятия – общий справочник сотрудников предприятия. 1.3. Склады (подразделения, материально-ответственные лица) – справочник из Складского учета. Используется при получении ГСМ со склада предприятия. 1.4.

Организации – общий справочник программы, содержащий контрагентов предприятия. 1.5. Автомобили (единицы техники) – справочник транспортных средств предприятия.

Здесь указывается информация о марке, модели, государственный регистрационный номер, субсчет затрат на списание ГСМ, субсчет для списания ГСМ сверх норм, грузоподъёмность, тип транспортного средства, нормы расхода ГСМ по видам топлива. 1.6. Виды ГСМ – справочник видов ГСМ для ускорения ввода путевых листов. 1.7.

Справочник норм расхода топлива согласно распоряжению № АМ-23-р от 14 марта 2008 года. 1.10. Места отправления/назнаяения — справочник наименований мест с адресом для удобного заполнения задания в путевом листе. 1.11. Маршруты — справочник мартшрутов транспортных средств.

2. Данные – в этом меню сосредоточены основные функции программы.

2.1. Ввод путевых листов – основной пункт программы для ввода первичных документов. Представляет собой электронный журнал выдачи путевых листов предприятия. Рекомендуется, чтобы бланки путевых листов заполнялись вручную непосредственно водителями в соответствии с приказом Министерства транспорта РФ от 18 сентября 2008 г.

№ 152 об утверждении обязательных реквизитов путевого листа и порядка их заполнения.

Для ввода нового путевого листа нажмите кнопку «F5 Добавить», в открывшемся окне «Карточка путевого листа» укажите номер, дату путевого листа, водителя из справочника сотрудников предприятия нажав кнопку «Водитель», транспортное средство из справочника «Автомобили» нажав кнопку «Автомобиль», используемое топливо, остаток ГСМ и показания спидометра при возвращении. Остаток ГСМ и показания спидометра при выезде будут скопированы программой из последнего путевого листа по указанному автомобилю. Если топливо было заправлено на складе предприятия укажите это нажав кнопку «Получено со склада». В случае заправки топливом на АЗС нажмите кнопку «Куплено по чекам». Далее можно рассчитать расход ГСМ по путевому листу, для этого нажмите кнопку F9 Расчет расхода. Проверьте визуально списание ГСМ и нажмите кнопку «Сохранить». В форме «Карточка путевого листа» есть полезная функция «Подогнать пробег», которая позволяет избежать ошибок при заполнении путевого листа.

Для расчета списания ГСМ по специальной технике (экскаваторы, бурильные установки и проч.) используется графа «количество часов работы». Графа в форме ввода путевого листа «количество тонн/км» используется для расчета списания ГСМ для грузовых автомобилей, автопоездов с прицепом или полуприцепом.

А графа «количество рейсов» необходима для списания ГСМ по норме количества рейсов.

При использовании указанных методов списания ГСМ обязательно укажите в справочнике Автомобилей в пункте «нормы расхода по видам топлива» необходимые нормы: норма по количеству рейсов, норму по тонн/км, летнюю и зимнюю нормы по отработанным часам.

2.2. Остатки ГСМ в разрезе водителей – пункт меню программы для ввода начальных остатков в разрезе автомобилей, водителей и видов ГСМ.
2.3.

Пересчет путевых листов – пункт меню служит для пересчета списания ГСМ по путевым листам за указанный период. Используется при обнаружении ошибок.
2.4.

Передача остатков ГСМ между водителями – журнал передачи остатков ГСМ от водителя к водителю в разрезе автомобилей и видов ГСМ.

3. Отчеты

3.1. Оборотная ведомость в разрезе водителей по указанному виду ГСМ за указанный период. 3.2. Итоговый свод по счетам – отчет по указанному виду ГСМ за указанный период с итоговыми суммами остатков и оборотов, а также итогов в разрезе проводок на списание ГСМ.

4. Разное

Разное – сервисный пункт программы, содержащий пункты «Упаковка» и «Переиндексация»,»Настройки программы «Учет путевых листов и списание ГСМ», «Регистрация программы». Пункты «Упаковка» и «Переиндексация» необязательны к применению, но их реккомендуем выполнить после сбоев в сети энергоснабжения.

Пункт Настройки программы «Учет путевых листов и списание ГСМ» необходим для установки периода действия зимних норм расхода ГСМ, субсчета 71 счета для расчетов с подотчетными лицами по ГСМ, субсчета 10 счета учета ГСМ, варианта аналитического учета ГСМ, а также других констант программы.

Вы можете воспользоваться нашим специальным предложением – бесплатный доступ ко всем пунктам меню и возможностям программы на 7 дней. Для этого необходимо зарегистрировать модуль «Учет путевых листов и списание ГСМ» программы НМА, выбрав пункт меню «Регистрация программы», и прислать нам код для разработчиков. Программа «Учет ГСМ» проста в освоении, сочетает в себе быстроту и удобство ввода данных.

Начать использовать программу можно прямо сейчас, не дожидаясь начала месяца или отчетного периода: Порядок внедрения программы путевые листы и списание ГСМ.

Tweet

Источник: http://nm-a.ru/Home/gsm_doc

Списание ГСМ по путевым листам — пример, расчет, порядок

Если предприятие не относится к автотранспортным, то оно не обязано составлять ежедневно путевой лист. Каждое предприятие вправе установить периодичность его заполнения, исходя из своей производственной деятельности – ежедневно, ежедекадно либо ежемесячно.

Единственное условие заключается в правильном обосновании потребления ГСМ, в возможности его определения, чтобы списать на основе путевого листа.

Правила

Предприятию следует определиться со способом учета, чтобы иметь возможность списать израсходованное топливо.

Как правило, водитель производит заправку автотранспортного средства самостоятельно на выделенные для этих целей средства, после чего сдает авансовый отчет в бухгалтерию предприятия.

К нему он прилагает чек автозаправочной станции, выданный за покупку у него топлива. Материальный бухгалтер оприходует топливо на счет 10 «Материалы».

В конце истекшего месяца АЗС предоставляет полную информацию об объеме топлива, его стоимости, которое было отпущено ею по топливной карте.

Оприходование производиться на счет 10 материальным бухгалтером либо открывает индивидуальный счет второго порядка.

Списывается израсходованный объем ГСМ на счетах:

• 20 «Основное производство»;
• 26 «Общехозяйственные расходы»;
• 44 «Расходы на продажу».

Выбор счета остается за предприятием, который должен учесть особенности производственной деятельности, технические характеристики, марку и модель отдельного автотранспорта. В такой ситуации топливо списывается на основании путевого листа, заполняемого водителем.

Он входит в число первичных документов. В нем указывается маршрут, его общий километраж, объем топлива на начало рабочего дня и на его конец.

Как правило, списывается разница в объемах топлива по его фактической себестоимости. Затраты должны быть обоснованными и не превышать установленные нормы потребления топлива.

Но можно отнести их к прочим расходам соответственно предписаний статьи 264 НК. Чтобы не возникли вопросы относительно объема израсходованного топлива нужно применять определенные виды норм.

Путевой лист должен быть оформлен на бланке с типовой формой № 3, которая была утверждена постановлением Госкомстата.

Его публикация была произведена 28 ноября 1997 года под номером 78. Хотя предприятие может разработать собственный бланк, что тоже не возбраняется.

Но следует в нем указать все реквизиты, входящие в число обязательных атрибутов. Они обосновывают экономические затраты.

Порядок

Предприятию следует оприходовать ГСМ отдельным документом на основе приходного ордера — «поступление материалов».

В большинстве случаев оно списывает горюче-смазочные материалы один раз в месяц. Процедуру осуществляет бухгалтерия, вернее материальный бухгалтер, ведущий учет материальных ресурсов.

В его обязанности входит ведение первичных материалов:

• заполнение ведомости движения ГСМ, содержащей его поступление и использование;
• получение путевых листов, обработка заключенных в нем сведений и их занесение в вышеуказанную ведомость;
• принятие авансового отчета, выборка и сверка содержащихся в нем данных;
• составление журнал с унифицированной формой 0310003 регистрации приходных и расходных ордеров по кассе, если ГСМ закупается по талонам;
• обработка сведений, содержащихся в приказах руководства об утверждении лимита на пробег автотранспортного средства, о нормах потребления горюче-смазочных материалов и размере надбавок к ним, зимнем и летнем периодах эксплуатации автотранспорта, направлениях в командировки.

ГСМ списываются на основании вышеперечисленных актов материальным бухгалтером и специально сформированной для производства процедуры комиссией в составе трех и более человек.

Первичные документы обосновываются требованием-накладной, заправочными карточками, чеками АЗС по фактическому использованному объему ГСМ.

Нормы списания ГСМ рассматриваются в статье: нормы списания ГСМ.

Чтобы произвести оформление списание следует завести документ «перемещение материалов», составленный по товарным накладным.

Путевой лист должен быть заполнен соответственно принимаемым нормам расхода топлива, которое было израсходовано отдельным транспортным средством.

Для оформления процедуры списания заполняется:

• дебет счета 1 401 01 272 «Расходование материальных запасов»;
• кредит счета 1 105 03 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов».

Каждое предприятие имеет свои отличительные признаки, обуславливаемые отраслью производства, которое принадлежит к отдельной сфере экономики. Его деятельность должна полностью учитываться в бухгалтерском учете.

При этом бухгалтер, отражая приносящую прибыль производственную функцию должен заполнить:

• дебет счета 2 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции либо выполненных работ, оказанных услуг;
• кредит счета 2 105 03 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов».

Расчет

На каждую марку автотранспорта можно просчитать норму потребления путем производства определенных расчетов, исходя их общего километража пройденного пути.

Например, для легковых автомобилей он по выражению:Где:

Hs	базовая норма расхода топлива, определяемая пробегом автомобиля, л/100 км
S	общий пробег автомобиля в продолжение рабочей смены, км
D	поправочный коэффициент к норме, %

В качестве примера приводится расчет нормы потребления топлива автомобиля марки ГАЗ-3110, имеющего двигатель ЗМЗ-4026.10.

Его базовая норма потребления топлива равна 13,0 литров на 100 км пробега. Согласно указаниям руководства предприятия на автомобиле была произведена работа по сбыту готового продукции.

При этом он проехал 232 км, их коих по городу – 128 км, по области – 104 км. Его эксплуатация осуществлялась в зимний период времени.

Принятые надбавки:

за зимний период	10%
за эксплуатацию в городе, где плотность заселения составляет 1,5 млн человек	10% – ;

Нахождение нормы расхода топлива:

Всего по путевому листу израсходовано 30,2 литра за рабочий день. Если принят результат вычислений как среднее потребление топлива, то за месяц работы автомобиль израсходует для выполнения производственных заданий:Где:

НРд	нормативный расход топлива за один рабочий день
Т	количество рабочих дней в месяце, Т = 21

Итого получаем:

Материальному бухгалтеру следует списать приблизительно 634,27 литра топлива за один месяц, так как за месяц было принято усредненное значение расхода топлива.

Списание смазочного материала, тормозной жидкости, тосола вычисляются сообразно утвержденным нормам потребления.

Норма расхода топлива может быть увеличена на 20%:

• при производстве капитального ремонта;
• при эксплуатировании на протяжении пяти лет.

При этом расход смазочного материала при производстве капитального ремонта оборудованных на автомобиле агрегатов, устанавливается от одной заправочной емкости системы смазки.

При этом расход тормозных, охлаждающих, иных видов рабочих жидкостей находится в зависимости от объема заправленного топлива и дозаправки сообразно рекомендациям завода-изготовителя.

Можно ли списывать без путевых листов

Помимо списания по путевым листам существует ряд способов, наиболее распространенными из которых являются:

• учет по лимитам;
• компенсация расходов.

При первом случае устанавливается предприятие система контроля ГСМ, то есть лимит на потребление топлива. Под понятием «учет лимита» подразумевается выделение конкретных средств на покупку ГСМ на один месяц работы автотранспорта.

Также применяются топливные карты, по которым АЗС отпускает ГСМ, оформляемые на каждый автотранспорт. Обобщенная сумма денежных средств не должна превысить установленную по лимиту норму.

Данная система оправдала себя при одинаковом маршруте автотранспорта, повторяющегося каждый день. Если образовывается перерасход ГСМ, то материальный бухгалтер составляет официальные бумаги, по которым находится сумма превышения. Она списывается в установленном порядке.

Во втором заключается договор между предприятием и сотрудником на использование личного транспорта.

Договор заключается при обоюдном согласии заинтересованных сторон, но вводятся ограничения по размеру компенсации на транспорт в зависимости от его марки, модели и модификации. Списывается ГСМ, сообразно установленным на предприятии нормативам.

И в заключение следует отметить, что в налоговом учете ГСМ разрешается списывать в размере фактически израсходованных средств. Но обоснованными они считаются, если расходы не превышают нормативные значения.

Предприятие вправе использовать нормы Минтранса, но в тоже время может разработать свои собственные нормативы потребления ГСМ на каждый вид транспорта, имеющийся у него. При этом обосновав их замерами ежедневного расхода топлива.

Как составить акт на списание ГСМ, читайте здесь.

Признаки банкротства юридического лица вы можете узнать в этой статье.

Источник: http://vkadry.com/spisanie-gsm-po-putevym-listam.html

Бюджетный учет: как работать с путевыми листами и чем руководствоваться при списании ГСМ

Учет путевых листов нужен учреждениям, чтобы нормировать, планировать и контролировать расход горючего и смазочных материалов (ГСМ).

На основных участках, где востребована информация по затратам на ГСМ, бухгалтеры ведут расчет нормативной себестоимости продукции, работ или услуг, а также анализируют отклонения между фактическим и нормативным расходом ГСМ, чтобы выявить экономию или перерасход.

Контролирующие органы часто обращаются к данному участку учета, чтобы оценить, насколько эффективно используются материальные запасы в учреждении.

Все хозяйственные операции должны быть оформлены в бухгалтерском учете первичными учетными документами (пункт 1 статьи 9 Федерального закона от 6.12.2011 № 402-ФЗ). Одна из главных функций путевых листов в бухгалтерском учете — подтвердить законность и корректность списания горюче-смазочных материалов.

Как работать с бланками

Приказ Минфина России от 30.03.15 № 52н определяет правила составления первичных документов в бухгалтерском учете, однако в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации для бюджетных организаций нет путевого листа. В такой ситуации чаще всего используется форма, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.

97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Впрочем, в документе сказано, что использовать этот бланк обязаны только автотранспортные предприятия. Остальные же учреждения, в том числе казенные, бюджетные, автономные, вправе разработать свой бланк.

Главное требование к нему — наличие обязательной информации: наименование документа, дата его составления, название учреждения. Кроме того, надо указать содержание операции и ее измерители в натуральном и денежном выражении. Документ обязательно подписывают ответственные сотрудники. Без указания их Ф.И.О. и подписи документ считается недействительным.

Впрочем, самое простое решение — стандартная форма путевого листа из Постановления № 78. Она включает всю информацию, необходимую для списания ГСМ, и не вызывает вопросов у контролирующих органов.

Хочется отметить, что путевые листы не являются бланками строгой отчетности, поэтому вы можете использовать как типографские бланки, так и распечатанные формы из бухгалтерских справочно-правовых систем.

Типичные ошибки бухгалтеров

Обязательное требование к путевому листу, как, впрочем, к любому документу, — его правильное оформление. Можно выделить несколько моментов, где бухгалтеры ошибаются чаще всего.

Например, нет единого правила, на какой срок оформлять путевой лист, и отсутствие такого правила вызывает много вопросов. В письме от 03.02.06 № 03-03-04/2/23 Минфин России допускает еженедельное и даже ежемесячное составление документа, в случае если этот срок позволяет организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ.

Впрочем, эта рекомендация не касается заполнения путевых листов в рамках уставной деятельности бюджетных организаций. Поэтому учреждениям рекомендуем опираться на указания Росстата. В письме от 03.02.05 № ИУ-09-22/257 Росстат указывает, что путевой лист составляется на срок в один день (одну смену).

Больший период допустим только в случае командировки водителя.

Часто бухгалтеры не считают необходимым заполнять все графы оборотной стороны путевого листа. Это касается указания пунктов назначения: нередко конкретные точки заменяют общими фразами — «Поездки по городу» и пр.

  Ошибкой будет и отсутствие подписи водителя в каждой строке, где указаны место отправления и назначения, время выезда и возвращения машины на стоянку / в гараж.

Обратите внимание на раздел «Движение горючего». На основании граф «Расход по норме» и «Расход фактический» производится списание бензина. Фактический расход вносите строго по счетчикам.

При заполнении нормативного расхода бензина на 100 км пробега возьмите за основу распоряжение Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р (в редакции от 14.07.

15), где определены все нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте. Они касаются и бюджетных учреждений.

Вносить изменения в путевой лист, как и в большинство первичных документов, допустимо лишь с согласия участников хозяйственных операций (п. 5 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ) и с обязательным указанием даты. А значит, исправления должны быть заверены подписью тех же лиц, которые изначально подписали документы.

Средства автоматизации учета

Избежать вышеупомянутых ошибок бухгалтеру помогут специальные автоматизированные системы учета путевых листов и ГСМ. Они напомнят об обязательных полях, отследят правильность и сроки использования норм, соответствие фактического расхода топлива нормативу. Кроме того, такие программы позволяют оперативно заполнять любое количество путевых листов, чем существенно облегчают труд бухгалтера.

Чем сложнее учет ГСМ в организации, тем большими возможностями должна обладать автоматизированная система. При выборе программы убедитесь, что она умеет:

• вести единый реестр путевых листов;
• учитывать поступление и расход ГСМ по автомобилям, водителям и видам ГСМ;
• учитывать расход ГСМ по нормам расхода или по фактическому расходу на основании данных путевых листов с учетом сезонности и дорожных условий;
• контролировать отклонения фактических затрат на ГСМ от нормативных (режимы экономии, перерасхода ГСМ);
• формировать отчетность по водителям, видам и маркам ГСМ, по автомобилям в разрезе подразделений (отделов);
• готовить печатные формы необходимых отчетов по пробегу и времени работы, по движению горючего и смазочных материалов, по выданным автозапчастям и многое другое.

Бухгалтерский учет ГСМ

Горюче-смазочные материалы, приобретенные для хозяйственных нужд учреждения, согласно Инструкции № 157н учитываются в составе материальных запасов на счете 0 105 X3 000 «Горюче-смазочные материалы».

Организации, которые используют талоны на ГСМ, учитывают их отдельно — на счете 0 201 05 000 «Денежные документы». Приобретаются талоны по безналичному расчету или через подотчетное лицо (об учете денежных документов см.

«Бюджетный учет: что такое денежные документы и как с ними работать в бюджетном учреждении»).

Порядок списания ГСМ

Списывать горюче-смазочные материалы следует ежемесячно. В качестве документов-оснований используйте:

• путевой лист;
• авансовый отчет, если бензин приобретался за наличные средства;
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003), если автомобиль заправляли по талонам;
• приказы руководителя учреждения, которые утверждают норму пробега автомобиля, лимит расхода топлива на месяц в зависимости от марки, модели ТС;
• направление работника в командировку на служебном автомобиле.

Обратите внимание на соотношение фактического пробега и установленного месячного лимита. Списывая ГСМ, обязательно учитывайте нормы расхода топлива и лимит километража.

Если пробег автомобиля больше, чем принятые руководством учреждения нормы, и это превышение не обосновано производственными задачами, бухгалтер при расчете расхода бензина использует именно утвержденный лимит.

Используйте данные граф «Расход по норме» и «Расход фактический». Данные в них в большинстве случаев совпадают.

Но если показатели расхода ГСМ отличаются, списывать бензин следует по наименьшему показателю, то есть если норма превышает фактический расход, то бензин списывается именно по факту.

операцииДебетКредит

Казенные учреждения
Списание ГСМ	1 401 10 272	1 105 33 440
Бюджетные и автономные учреждения
Списание ГСМ в рамках приносящей доход деятельности	2 106 34 340	2 105 33 440
Списание ГСМ в рамках основной деятельности	4 106 34 340	4 105 33 440

Налоговый учет ГСМ

Учет путевых листов необходим для подтверждения расходов, на сумму которых можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль. С точки зрения налогообложения, стоимость ГСМ относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

  Затраты на ГСМ рассматривайте как расходы на содержание служебного автотранспорта (подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ), а это ненормируемые суммы. Более того, эти расходы требуют обязательного подтверждения того, что они экономически обоснованы.

Например, серьезное превышение расхода ГСМ от значений, установленных распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р, может вызвать интерес контролирующих органов и привести к недоимкам и штрафам.

При расчете сумм расходов, которые уменьшают налогооблагаемую базу, необходимо брать в расчет реальные расходы — не купленное горючее, а фактически потраченное. Эти суммы как раз и подтверждают путевые листы, а значит, к их заполнению надо относиться с особым вниманием.

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/beginner/2016/11/11716

Учет и списание ГСМ на предприятии

Перед руководством любой организации, которая использует в своей деятельности транспорт, встает вопрос, как вести учет ГСМ на предприятии в 2017 году. Стоит отметить, что сейчас НК РФ не требует от налогоплательщика нормировать расходы на ГСМ. Если же было принято решение об использовании учета, то информация, данная в нашей статье, будет вам полезна.

В состав горюче-смазочных материалов (ГСМ) входят все виды топлива (бензин, дизельное топливо, сжиженный газ), все типы жидкостей, необходимые для работы автомобиля: тормозная и охлаждающая жидкости, масла и смазки.

Учет ГСМ

Важно правильно вести расход, т.к. при невыполнении этого затраты на ГСМ нельзя будет зачесть в счет налогов.

Согласно ст. 346.16 НК РФ, все затраты, уменьшающие налог, должны иметь документальное оформление. Для этого собираются и хранятся следующие документы:

• Подтверждающие покупку ГСМ (чеки, авансовая отчетность, талоны, отчетность по топливной карте).
• Удостоверяющие применение транспорта в ходе своей деятельности (путевые листы, заверенные на бумаге отчеты, фиксирующие пробег автомобиля и использование ГСМ).
• Подтверждающие использование ГСМ (бухгалтерская документация, системные отчеты).

Эти бумаги нужны для уменьшения налога, иначе ФНС не вычтет траты на ГСМ из налогов.

Нелишним будет ознакомиться со ст. 252, ст. 254, гл. 26.2 НК РФ, ст. 413 ГК РФ, постановлением Правительством РФ № 92, письмом Министерства финансов № 03-03-01-02/140.

Списание ГСМ происходит путем внесения их в затраты. Осуществляется это на основании нормативов, которые были разработаны Министерством транспорта РФ. Однако согласно НК РФ предприятие имеет право разработать собственные нормативные документы для списания.

При работе по установленным нормам используют следующие документы:

• Распоряжение Минтранса № АМ-23-р.
• Распоряжение Минтранса № НА-90-р.
• Распоряжение Минтранса № 152.

В последнем документе указаны все нововведения, которые актуальны на сегодняшний день. Также были внесены новые виды автомобилей, ранее отсутствовавшие. Поэтому рекомендуем компаниям, которые уже несколько лет ведут учет ГСМ по установленным нормам, ознакомиться с документом. Вероятно, там появился ваш транспорт, если его там не было ранее.

Стоит учесть, что любая автотранспортная организация обязана использовать документацию Минтранса РФ для учета расходов ГСМ. Собственный регламент разрабатывается, когда предприятию невыгодно использовать стандартные нормы, т.е. расходы значительно превышают установленные Минтрансом лимиты.

При разных типах налогообложения есть свои особенности списания:

• При УСН: списание в графу «Расходы» происходит в день покупки.
• При ОСНО: последним числом месяца за весь месяц.

Нормирование расходования ГСМ при собственной разработке

Расчет расходов на топливо можно произвести 2-мя способами:

• Применением документов, разработанных производителем транспорта.
• Вычислением фактического расхода ГСМ на транспорт.

Ведение учета по 2-му способу применяется чаще, чем по 1-го.

Порядок замера расхода ГСМ, в частности бензина, дизельного топлива и газа, следующий:

1. Создание комиссии.
2. Несколько замеров при различных условиях эксплуатации (теплое и холодное время года, интенсивность движения, наличие пробок, простой с работающим двигателем). Замер происходит при полном баке с фиксацией пробега на момент заправки до полного опустошения бака.
3. Полученные результаты оформляются в несколько нормативных документов, которые в дальнейшем используются в ходе списания ГСМ.

Можно пойти и другим путем: после формирования комиссии происходит замер при обычных условиях эксплуатации. После этого рассчитываются коэффициенты для поправок при отклонениях от нормы.

Инструкция, разработанная локально, должна соответствовать действительности, т.к. при завышении норм налоговая инспекция может запросить у вас обоснование таких показателей.

При разработке локального норматива использования топлива не запрещено за основу брать распоряжения Минтранса.

Коэффициенты при расчете ГСМ

При расчетах разрешено применять различные повышающие коэффициенты в зависимости от условий эксплуатации автомобиля. Документы Министерства транспорта РФ содержат подробную информацию о них.

Например, повышающий множитель в зимнее время года колеблется в диапазоне от 10 до 20% в зависимости от регионального расположения. Также влияние на расход топлива оказывает количество жителей города, в котором транспорт числится (от 5 до 35%), и возраст авто (5-10%).

Если налоговая инспекция запросит основание множителей при расчете, то вы сможете сослаться на рекомендации Министерства транспорта (выше по тексту).

Формула для вычисления расхода ГСМ

Для легкового транспорта существует типовая формула расхода топлива:

Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D), где Qн – нормативная трата топлива, Hs – базовая трата топлива на 100 км, S – пробег транспорта, D – коэффициент в процентах.

Примеры расчета друг от друга практически не отличаются, т.к. почти все применяют общую формулу. Отличия могут быть в том случае, если на предприятии были введены собственные правила.

Пошаговая инструкция по расчету нормы (на основе документации Минтранса):

На балансе компании находится автомобиль, который зарегистрирован в области с 2-миллионным населением. За зимний период машина прошла 300 км. Базовая трата на 100 км – 8,5 литра, коэффициент D (работа в зимнее время ) – 15%, коэффициент D (город с 2-миллионным населением) – 25%, пробег S – 250 км.

Применив формулу, получим:

Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D) = 0,01 х 8,5 х 250 х (1 + 0,01 х (0,25 + 0,15)) = 21,34 л.

Учет ГСМ в налоговом и бухгалтерском учетах

Ниже представлены ответы на наиболее распространенные вопросы при бухгалтерском учете ГСМ:

Разрешено ли списать ГСМ полностью без нормирования?	Разрешено. Никаких особых требований налоговое и бухгалтерское законодательство не выдвигает. Но если нормы не применяются, то в налоговой инспекции вы должны будете объяснить объем отраженного в отчетах топлива. Также рекомендуем учитывать ГСМ одинаково при обоих типах учета: либо использовать нормирование там и там, либо не использовать
Как нормировать топливо?	При УСН есть 3 варианта:

• Использовать документацию Минтранса.
• Использовать информацию изготовителя транспортного средства.
• Собственные нормы, подтвержденные актами ответственной комиссии

Можно ли пересмотреть нормирование топлива в течение года? Разрешено, если будет причина для этого. К примеру, расход ГСМ новым авто превышает первоначальные лимиты. Основание для пересмотра нормы необходимо зафиксировать в приказе, изданном главой организации Возможно ли применение различных норм расходования ГСМ на зимний и летний периоды? Законодательно запретов нет. Приказом главы компании утверждаются периоды, которые делятся на зимний и летний, фиксируются нормы расходования для каждого периода Разрешено ли удерживать превышение нормы из зарплаты водителя? При доказательстве вины водителя – да. Для этого создается комиссия, согласно ст. 247 ТК РФ. Нужно попросить водителя указать причины превышения нормы. При подтверждении вины издается распоряжение в течение месяца после вычисления ущерба, нанесенного компании. Размер взыскания за нарушение не может быть больше одного среднемесячного заработка (по ст. 248 ТК РФ). При превышении ущерба или просрочки с выдачей распоряжения взыскать сумму можно только через суд

Источник: https://zhazhda.biz/base/uchet-i-spisanie-gsm-na-predpriyatii

Списание ГСМ по путевым листам

Все расходы организации или предприятия в целях бухгалтерского и налогового учёта должны документально подтверждаться, в противном случае неучтённые расходы будут считаться серьёзным нарушением, и руководство юридического лица может понести из-за них достаточно серьёзную ответственность.

Это касается также расходов на ГСМ, при этом стоит отметить, что правильно рассчитанные и оформленные они могут быть отнесены на расходные статьи баланса. В результате может уменьшиться налогооблагаемая база, берущаяся за основу при расчёте налога на прибыль.

Учёт движения горюче-смазочных материалов напрямую связан с путевыми листами, при этом под ГСМ понимают:

• топливо различных видов, например, дизель, бензин, газ;
• масла и смазки;
• различные присадки и добавки, например, охлаждающие и тормозные.

Конкретный перечень используемых горюче-смазочных материалов, используемых при эксплуатации транспортного средства, зависит от его вида и модели. Существуют автомобили, работающие на бензине и дизельном топливе. Кроме того, некоторые транспортные средства, например, автобусы, оснащают газотопливным оборудованием для экономии.

В этом случае газ также относится к ГСМ. Существуют нормативы их списания, утверждённые Минтрансом России, также они могут быть приняты на предприятии самостоятельно. Такие нормативы учитывают некоторые дополнительные параметры, например, время года и сезон, а также различные корректирующие коэффициенты.

Учёт данных материалов на предприятии в большинстве случае производиться на основе первичного документа учёта – путевого листа. Под путевым листом понимают документ, в котором фиксируется место отправления и прибытия автомобильного транспорта, расход топлива и смазочных материалов при этом, наименование перевозимого груза, цель поездки и иные сведения, имеющие отношение к ней.

Путевой лист оформляется как на собственный транспорт, так и на взятый в аренду. В общих случаях используют путевой лист формы №3, для коммерческого транспорта предусмотрен лист формы №ПГ-1, при использовании грузовика с повремённой формой оплаты применяется форма №4-П. Существуют также иные формы путевых листов.

Правила и порядок

Кроме путевого листа для списания горюче-смазочных материалов необходим приказ руководителя юридического лица, в котором утверждены нормы такого списания. При этом стоит отметить, что использование личного автомобиля в интересах компании также оформляется путевым листом для списания ГСМ.

Поступление данных материалов на предприятие оформляется приходным ордером. Само же списание происходит обычно один раз в месяц лицом, ответственным за это. Таким лицом практически всегда является сотрудник бухгалтерии, например, материальный бухгалтер.

Что же касается самого порядка списания, то он состоит в составлении соответствующего акта представителями специально созданной для этого комиссии в количестве не менее трёх человек.

Расчёт списания ГСМ производиться на каждую марку автомобильного транспорта отдельно, при этом обязательно учитывается общий километраж пройденного пути. Так, производить расчет для легкового автомобиля можно по формуле:

QH = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 * D), где

• H – базовая норма расхода топлива, определяющаяся в виде пробега автомобиля в литрах на 100 километров;
• S – общий пробег транспорта в течение рабочей смены в километрах;
• D – поправочный коэффициент в процентах.

В качестве примера можно взять достаточно распространённый на производствах автомобиль марки ГАЗ-3110 с двигателем ЗМЗ-4026.10. У него базовая норма потребления топлива равна 13 литров на 100 километров.

Автомобиль использовался для сбыта готовой продукции в зимний период. Общий пробег составил по области (НРо) 104 километра, по городу (HPг) — 128 километров. В результате за эксплуатацию в зимний период была взята надбавка 10% и за эксплуатацию

Рассчитываем норму расхода топлива: HPг = (0,01 * 13 * 128 * (1 + 0,01 * 20%)) = 16,67 литра НРо = (0,01 * 13 * 104 * (1 + 0,01 * 10)) = 13,53 литра. Согласно данным путевого листа было израсходовано 30,2 литра в течение рабочего дня. Если брать такой показатель за средний, то за месяц расход ГСМ в производственных целях составит:

 НРм = НРд * Т, где

НРм – это нормативный расход топлива за рабочий день, Т – это количество рабочих дней в одном месяце.

Таким образом, НРм = 30,2 — 21 = 634,27 литра.

Отдельно стоит упомянуть о том, что в случае капитального ремонта автомобиля или же достижении им срока эксплуатации 5 лет, норма расхода смазочных материалов и топлива может быть увеличена на 20%.

Существуют случаи, когда списание ГСМ производиться без использования путевого лица. Это:

• учёт по лимитам;
• компенсация понесённых расходов.

В первом случае на предприятии должна быть установлена система контроля расхода горюче-смазочных материалов. В этом случае на единицу транспорта в месяц выделяют зарезервированные денежные средства на их приобретение.

Также для этого используются топливные карты АЗС, при этом деньги по ним не должны превышать установленную норму. Данная система хороша в случае использования автотранспорта по одному и тому же ежедневному маршруту.

Во втором случае требуется заключить договор на использование личного автомобиля между организацией и её сотрудником на основании ст. 188 Трудового кодекса РФ.

Здесь ограничения на выплаты устанавливаются в зависимости от марки, модели и модификации автомобиля. Само же списание ГСМ производится на основании установленными предприятием нормам.

Особенности учёта

Прежде чем приступить к списанию горюче-смазочных материалов, юридическому лицу необходимо определиться со способом его учёта.

Так непосредственно заправку топлива выполняет сам водитель автомобиля, используя выделенные на это денежные средства. После окончания заправки он обязан сдать авансовый отчёт в бухгалтерию.

К нему прилагается чек АЗС. Топливо в дальнейшем оприходуется по счету 10 «Материалы».

Израсходованные ГСМ отражаются при списании на следующих счетах:

• 20 «Основное производство»;
• 26 «Общехозяйственные расходы»;
• 44 «Расходы на продажу».

Непосредственно выбор того или иного счёта лежит на руководстве предприятия. При этом по налоговому учёту операция списании ГСМ проводиться по статье 254 Налогового кодекса и включается в материальные затраты.

При этом ничто не препятствует отнести их к прочим расходам на основании ст. 264 НК РФ. В любом случае с политикой учёта и списания ГСМ стоит определиться заранее, так как эти процедуры являются текущими и будут периодически повторяться.

Пошаговая инструкция по списанию ГСМ в 1С представлена ниже.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/buh/plan-schetov/sklad/spisanie-gsm-po-putevym-listam.html