Преимущества журнальной формы регистрации

Регистрационные формы, Журнальная форма регистрации, Карточная форма регистрации документов — Делопроизводство

В учреждениях применяются три формы регистрации документов — журнальная, карточная и автоматизированная, с помощью компьютера.

Журнальная форма регистрации

Журнальная форма регистрации используется на украинских просторах со времен правления Петра i. Введена в Российской империи Генеральным регламентом в 1720 году. С того времени журнальная форма регистрации не претерпела принципиальных изменений. И до сих пор эта форма имеет много сторонников, которые видят в этом доказательство ее практичности и простоты.

Однако такую форму регистрации рекомендуется применять только в небольших учреждениях, с документооборотом 500-600 документов в год.

Этим учреждениям, как правило, присуща одна организационная дистанция выполнения, то есть документ после рассмотрения руководителем попадает до непосредственного исполнителя, дела формируются централизованно. Для таких учреждений журнал может обеспечить все три задачи регистрации: учет, контроль, поиск документов.

Журнальная форма регистрации целесообразна также в тех случаях, когда учет документов играет первостепенную роль. Речь идет об учете документов, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера, например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков и т.д.

Во всех других случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Журнальная форма регистрации масс существенный недостаток — в журнале нельзя систематизировать записи.

При использовании этой регистрационной формы приходится заводить отдельные журналы для регистрации входящих, исходящих и распорядительных документов, а также вести записи вручную.

При журнальной форме документы многоступенчатого исполнения регистрируются несколько раз (в службе делопроизводства, в приемной руководителя, приемных заместителей, группе контроля, структурных подразделениях).

Если в учреждении применяется журнальная форма регистрации, то журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в т. ч. с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.

Карточная форма регистрации документов

Карточная форма регистрации документов получила распространение в большинстве развитых стран в начале XX века.

Единая государственная система делопроизводства (ЄДСД), внедрена в СССР в 1975 г.

, предусматривала введение в учреждениях с документооборотом свыше 600 документов в год карточной формы регистрации документов с использованием регистрационно-контрольных карточек (РКК).

Такая карточка заполняется машинописным или рукописным способом, на сегодня, как правило, — с помощью персональных компьютеров. Карточная система регистрации документов более удобна, ее преимущества по сравнению с журнальной бесспорны.

Из РКК формируются справочные и контрольные картотеки. Количество экземпляров карточек определяется учреждением и зависит от централизации организации делопроизводства, количества исполнителей документа и справочных картотек и т.д.

Если исполнителей больше и справочные картотеки формируются не только по месту регистрации, то количество карточек увеличивается.

Карточки можно группировать по какому-либо принципу: за авторами, корреспондентами, темой затронутых вопросов, видам документов, регистрационными номерами, датами, сроками исполнения, исполнителями. В журнале же запись ведется исключительно в хронологической последовательности, в порядке поступления документов.

При карточной форме регистрации может быть создано такое количество карточек, которая обеспечит все картотеки и освободит от регистрации те структурные подразделения, куда документ поступает на рассмотрение, исполнение, для контроля.

Карточная форма регистрации дает возможность создать качественно новый аппарат по контролю за сроками исполнения документов. При такой форме регистрации возможно применение средств механизации и автоматизации.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Карточки изготавливаются на плотной бумаге формата А5 (148 х 210 мм) или А6 (105 х 148 мм).

Регистрационная карточка — единственная для входящих, исходящих и внутренних документов — составляется по установленной форме (см. приложение 48).

Основным принципом регистрации документов при карточной системе является принцип одноразовости, то есть каждый документ регистрируется в учреждении только один раз. Исключается повторная регистрация с целью создания учетного, контрольного, справочного аппарата к документам. Все эти задачи должны решаться одновременно.

Источник: http://5rik.ru/book/book-41279.php

Регистрация документов. Делопроизводство

Главным моментом в организации документационного обслуживания будет рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с приϲʙᴏением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, кᴏᴛᴏᴩую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Следовательно, регистрация преследует три цели:

• учет документов;
• контроль за их исполнением;
• справочная работа по документам.

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации.

Стоит заметить, что он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости.

К документам, не подлежащим регистрациитрадиционно ᴏᴛʜᴏϲᴙтся:

• письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
• все рекламные письма;
• поздравительные письма и телеграммы;
• приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
• печатные издания (книги, брошюры, журналы);
• пакеты с пометой «лично»;
• копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
• информационные материалы и т.д..

Формы регистрации документов

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Существуют три формы регистрации документов:

• журнальная;
• карточная;
• автоматизированная.

Журнальная форма

Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы, например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании.

Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными.

Стоит сказать, для каждой категории документов обычно разрабатывается ϲʙᴏя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы:

Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков.

Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами.

Исключая выше сказанное, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается.

Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — ϶ᴛᴏ невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.

Карточная форма

Карточная система регистрации позволяет преодолеть данные недостатки, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.

Автоматизированная форма

При этом наиболее рациональной на сегодняшний день будет автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Стоит заметить, что она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на базе кᴏᴛᴏᴩой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.

Регистрация входящих документов

Входящие документы обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.

В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:

• дата получения;
• входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
• автор (корреспондент) — т.е. чей ϶ᴛᴏ документ;
• дата документа, приϲʙᴏенная ему учреждением-автором;
• регистрационный номер документа, приϲʙᴏенный ему учреждением-автором;
• заголовок (о чем документ);
• резолюция;
• срок исполнения полученного документа;
• исполнитель (кто будет работать с полученным документом);
• ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
• N& дела (куда документ помещен после исполнения).

Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, данные данные вносятся после рассмотрения документа руководителем. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы:

В регистрационной карточке данные же данные могут быть расположены так:

Именно такая карточка может конструироваться на формате А5 (148×210) или А6 (105×148). Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу.

Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

При автоматизированной системе регистрации наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки (РКК), в кᴏᴛᴏᴩую заносятся сведения о документе, аналогично традиционной ручной карточке на бумажной основе.

При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить. К примеру, добавить:

• вид документа;
• географическое местонахождение автора документа;
• автор резолюции;
• название структурного подразделения;
• количество листов в документе;
• количество листов приложений;
• связанные документы.

Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки, но имеет и ϲʙᴏи особенности.

Форма электронной регистрационной карточкитрадиционно содержит как данные (поля), заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), данные (поля), кᴏᴛᴏᴩые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и данные (поля), кᴏᴛᴏᴩые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, кᴏᴛᴏᴩые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.

С помощью раскрывающихся списковтрадиционно заполняются данные (поля):

• вид документа — так как количество видов документов ограниченно;
• автор резолюции -список руководящих лиц организации;
• структурное подразделение — список структурных подразделений;
• исполнители — как правило, ϶ᴛᴏ поле состоит из двух частей — названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя;
• № дела — связан с номенклатурой дел организации;
• связанные документы — данные данные устанавливают связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).

С помощью пополняемого списка заполняются данные (поле) «корреспондент». Организации, с кᴏᴛᴏᴩыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

Регистрация исходящих и внутренних документов

Регистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными. Указываются:

• название подразделения, подготовившего документ,
• исходящий номер документа;
• дата документа;
• адресат, т.е. название организации, куда отправляется документ;
• краткое содержание документа;
• фамилия исполнителя, подготовившего документ;
• контрольная дата ожидаемого ответа;
• ссылка на входящий документ, если документ будет ответом;
• номер дела, куда подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).

Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например количество листов» наличие приложений» номер бланка, порядок отправки и т.д.

Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции.

Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.д.

Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения.

При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные о нем:

• порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу;
• дата документа (регистрации);
• краткое содержание;
• подразделение, подготовившее документ;
• исполнитель;
• срок исполнения;
• отметка об исполнении (ход исполнения);
• номер дела, куда подшит документ.

Аналогично тому как и в предшествующие формы входящих и исходящих документов, в форму регистрации могут быть добавлены другие данные: количество листов, наличие приложений и т.д.

Стоит сказать, что каждый вид документа (приказы, распоряжения, договоры, докладные записки) регистрируется и нумеруется самостоятельно. Порядковый номер, присваиваемый документу в момент регистрации, переносится на документ. К номеру могут быть добавлены буквы. К примеру, к приказу по личному составу — «лс», т. е. личный состав, или «к» — кадры, к номеру распоряжения-буква «р»-распоряжение и т.д.

Постановка рациональной системы регистрации документов позволяет службе делопроизводства владеть информацией о всех документах организации и выполнять квалифицированно такие важные задачи, как информационно-справочная работа и контроль за исполнением документов.

Источник: http://xn--80aatn3b3a4e.xn--p1ai/book/3745/150274/%D0%A0%D0%B5%D0%B3%D0%B8%D1%81%D1%82%D1%80%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F%20%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%B2.html

Журнал регистрации входящих и исходящих документов

В течение рабочего времени через канцелярскую службу предприятия проходит непрерывный поток информации в виде писем, телеграмм, e-mail-сообщений, заявлений и других видов корреспонденции.

Чтобы избежать возможного хаоса в работе с деловыми бумагами, в практике документооборота используется журнал регистрации входящих и исходящих документов.

В журнале содержится информация о поступающей или исходящей корреспонденции и ее последующем распределении.

Грамотное и систематическое ведение журнала позволяет осуществлять учет, систематизацию и дальнейшую обработку входящей и исходящей корреспонденции. Данный журнал – обязательный управленческий элемент любого предприятия или организации.

Основные правила регистрации корреспонденции

Скачать образец журнала регистрации документов.

Обязательная регистрация всех входящих и исходящих деловых документов

Любое письменное сообщение, имеющее отношение к работе предприятия, требующее рассмотрения и ответа адресату, подлежит учету в системе делопроизводства. При этом не имеет значения способ доставки или отправления данного документа: по почте или лично.

Существует огромное количество видов входящих и исходящих документов: письма, телеграммы, объяснительные и служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, заявления, справки и др. Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие обязательной регистрации (не относящиеся к деловой стороне деятельности организации).

Это личные письма, адресованные сотрудникам фирмы; анонимные сообщения; поздравительные телеграммы; пригласительные на неофициальные мероприятия; рекламные буклеты и листовки; газеты и журналы; документы от юридических лиц без подписей, печатей, реквизитов; бухгалтерская документация без сопроводительных писем.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

• для регистрации ИП
• регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

• Ведение бухгалтерии для ИП
• Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Своевременность фиксации

Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации. В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции. Это позволяет не только поддерживать порядок при работе с сообщениями, но и в дальнейшем располагать информацией о сроке давности документа.

Входящее или исходящее письмо регистрируется только один раз. Так, если документ зафиксирован один раз у делопроизводителя, то его повторной регистрации в другом отделе быть не должно.

При необходимости учета документа в другом журнале, проставляется тот же порядковый номер, что и в основном журнале регистрации и ставится «дробь 1», например, «№ 352/1».

Если документ поступил в организацию разными способами (сначала по факсу или путем скана по e-mail, а затем и в виде оригинала почтовым отправлением), то необходимо исключить дублирование информации.

Уникальность регистрационного номера документа

Каждому документу присваивается собственный регистрационный номер, согласно которому в дальнейшем отслеживаются любые действия с ним. Журнал регистрации также позволяет дифференцировать корреспонденцию по степени значимости: если письмо важное, ему присваивается особая отметка, благодаря которой ее сразу может увидеть в журнале не только секретарь, но и руководитель предприятия.

После регистрации документы сортируются и передаются внутренним адресатам на предприятии с целью скорейшего решения обозначенных в письмах вопросов. Ответственным за регистрацию документов, как правило, назначают секретаря, делопроизводителя либо сотрудника из отдела секретариата.

Виды журналов регистрации

Форма журнала регистрации входящих и исходящих документов нормативно не установлена, поэтому каждая организация определяет ее самостоятельно. В настоящее время в делопроизводстве приняты бумажный и электронный виды фиксации документов, которые имеют свои преимущества и недостатки, а также уместность использования на каждом конкретном производстве.

Регистрация документов в журнальной форме с помощью бумажного носителя (журнала) – проверенный и надежный способ ведения документооборота.

Однако он подходит для небольших организаций с количеством входящих документов не более нескольких сотен в год.

Если речь идет о крупном предприятии, то использование бумажного журнала будет создавать трудности при поиске документов среди их огромного количества. В этом случае удобен электронный журнал.

Электронный журнал позволяет систематизировать и хранить большой объем поступающей информации.

Автоматизированная система регистрации фиксирует одновременно и письменные, и электронные документы, отправленные на имя заведения.

Для регистрации документов используются приложения Word и Excel, компьютерные файлы с расширениями xls, doc, docx. С помощью электронного журнала возможны поиск, сортировка информации, применение различных фильтров.

Доступ к электронному журналу могут иметь либо все сотрудники предприятия, либо специально подготовленные несколько человек.

При очевидных преимуществах электронного способа регистрации, существует вероятность искажения какой-либо информации о документе из-за возможных сбоев в работе оборудования.

Кроме того, не у всех предприятий достаточно ресурсов для внедрения системы электронного документооборота.

Основные правила заполнения и хранения

По внешнему виду журнал регистрации входящей и исходящей документации представляет собой тетрадь или канцелярскую книгу формата А4, изготовленную типографским способом. Для лучшей сохранности документов при заполнении рекомендуется применение шариковых ручек синего и черного цветов.

В день поступления в организацию журнал регистрируется с присвоением уникального номера. На титульном листе указывается название организации, фиксируется дата открытия и, в последующем, закрытия журнала. Журнал пронумеровывается (нумерация сквозная и каждый год начинается заново, при этом записи продолжаются в том же журнале).

На последующих страницах размещается информация о лицах, ответственных за принятие документов (ФИО, должность, период работы и подпись). Регистрация документов начинается со страницы «4» журнала.

Журнал не является документом строгой отчетности. Он хранится в архиве в течение 5 лет, не прошивается и не нумеруется.

На предприятиях осуществляются централизованный и децентрализованный виды регистрации документов. В первом случае – это единый общий журнал, используемый в масштабах всего предприятия или организации. Второй вид характерен для крупного предприятия (несколько тысяч человек): журнал регистрации входящих и исходящих документов имеется в каждом подразделении и хранится у секретаря руководителя соответствующего отдела.

Правила работы с входящими документами и осуществление их регистрации в 1С:Документооборот рассмотрены в следующем видеоматериале:

и характеристика граф

Так как не существует шаблона данного журнала, то каждая организация имеет право сама выбирать форму его заполнения, определять число и наименование столбцов в нем.

Классической формой считается указание уникального номера документа, даты его прохода и краткого описания. Эти параметры уже позволяют включить корреспонденцию в систему управления документами.

Наличие остальных граф зависит от специфики конкретной организации.

Можно порекомендовать следующую структуру журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции:

1. Регистрационный номер.
2. Дата получения.
3. Отправитель (корреспондент).
4. Получатель (адресат).
5. Вид документа.
6. .
7. Исполнитель.

Регистрационный номер состоит из нескольких цифр и букв (указывается и на самом документе).

Дата получения: день, месяц, год вхождения или отправления документа.

Отправитель (корреспондент) – автор документа, тот, кто его отправляет. Для юридического лица обязательно указание названия организации.

Получатель (адресат) – сотрудник или подразделение, для которого предназначен документ (с отметкой о передаче).

Вид документа означает его функциональную принадлежность.

документа – краткое описание, раскрывающее основную информацию о нем.

Исполнитель – сотрудник, делегированный для решения вопросов, обозначенных в документе.

Дополнительными графами могут быть:

• количество листов документа;
• метод его доставки;
• приложения;
• примечания;
• отметка об исполнении;
• резолюция.

В электронном журнале на каждый отдельный массив документов создается собственный файл. Используя функции «Найти» и «Фильтр», можно найти информацию об интересующем документе по заданным параметрам (дата, номер, содержание и т.д.). Как правило, электронный журнал не распечатывается, за исключением необходимости получения подписи исполнителя для доказательства направления ему конкретного документа.

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=4412

Статьи

Л. Санкина, К.и.н.,  Доцент  Кафедры документоведения  Российского государственного  Гуманитарного университета

Согласно официальному определению Регистрация документов — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, получения или отправления (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Госстандарт России, 1998. Пункт 65.). 

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеороликеРегистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

В делопроизводстве операция регистрации применяется с целью обеспечения учета документов, контроля над их исполнением и хранением, а также поиска, т.е. ведения справочной работы по документам.

Кроме того, с регистрацией документов связано решение ряда задач, которые должна обеспечить система делопроизводства. В их числе:

• обеспечение сохранности документов;
• организация информационно-поисковых массивов;
• придание документу юридической силы.

Регистрации подлежат как традиционные машинописные документы, так и документы в электронном виде, получаемые по факсимильной связи.

По регистрационным формам можно получить данные о количественных и качественных характеристиках документооборота за какое-либо определенное время, например, за год. Также можно проконтролировать сведения о количестве созданных или полученных видов документов, например, сколько было приказов о приеме, сколько — об отпусках и др.

Многие виды документов, создаваемые в управленческой практике, приобретают юридическую силу только после их регистрации. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его подписания и регистрации.

Мы перечисляем преимущества регистрации, однако эта делопроизводственная операция накладывает и обязательства: если в регистрационном журнале, например, приказов о приеме на работу зарегистрировано 234 за год, то в деле с приказами о приеме на работу их тоже должно быть 234 и они должны быть подобраны (систематизированы) по номерам. Это и есть обеспечение охраны документов — сколько зарегистрировали, столько и сохранили.

Правила для регистрации

В действующих нормативных документах по делопроизводству закреплены общие правила регистрации. Их немного, но их выполнение позволяет создать систему регистрации, которая будет отвечать всем поставленным задачам.

Правило первое: регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

В кадровом делопроизводстве должны регистрироваться:

Как видно из этого перечня, большая часть регистрационных массивов в кадровом делопроизводстве создается для учета особо ценных документов.

Обязательной регистрации с целью придания им юридической силы подлежат письма, которые кадровые службы отправляют в органы власти, государственные организации, иным сторонним организациям, а также гражданам. Если переписки много, то необходимо завести журналы учета входящих и исходящих писем.

В каждой кадровой службе собирается масса заявлений работников, докладных записок, представлений; они также требуют исполнения, являются основанием к приказам по личному составу, могут понадобиться в последующем для уточнения каких-то вопросов, т. е. в справочных целях. Следовательно, такие документы тоже необходимо регистрировать.

Исходя из этого правила, часть документов можно не регистрировать, например, полученные для сведения копии приказов руководителя по основной деятельности, копии распорядительных документов вышестоящей организации, инструктивные и нормативные документы.

Каждый раз, когда появляются подобные документы, следует решать, надо или не надо их регистрировать. Для этого лучше иметь какой-то документ, который позволяет это делать. Таким документом может быть инструкция по делопроизводству. Если ее нет, то список нерегистрируемых документов можно ввести в действие, «узаконить» приказом руководителя организации.

В перечень нерегистрируемых документов, как правило, включают поздравительные письма и телеграммы, документы, присылаемые для сведения, сообщения о заседаниях, совещаниях, программы проведения каких-то мероприятий, извещения, повестки дня, документы, не требующие исполнения и ответа, малоценную переписку по хозяйственным, административным вопросам, письма с пометкой «лично».

Правило второе: основным принципом регистрации является однократность — один документ в пределах одной организации регистрируется один раз.

Вторичная (повторная) регистрация документа по ходу его перемещения в организации от одного структурного подразделения в другое не проводится. Однократная регистрация должна обеспечить возможность проконтролировать исполнение документа, навести справки о его содержании и месте нахождения как в период его исполнения, так и в период его хранения (т. е.

содержать сведения о деле, в которое документ подшивается после исполнения). Помнить об этом принципе необходимо только в крупных организациях, например, там, где создано крупное управление кадров, в составе которого действует некоторое количество отделов, групп, секторов.

В небольших и средних организациях этот принцип не вступает в противоречие с удобством пользования делопроизводственной системы.

Правило третье: документы регистрируют в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания.

Если следовать этому правилу буквально, то в небольших и средних организациях надо завести два журнала для регистрации приказов. Однако это не так. Приказы по личному составу имеют разные сроки хранения. Приказы о приеме, переводах, увольнении хранятся 75 лет. Приказы об отпусках, командировках, взысканиях — 5 лет.

Поэтому даже при небольшом количестве приказов по личному составу они должны регистрироваться в разных журналах. В крупных организациях с большим численным составом работников и кадровых приказов будет много больше, поэтому в отдельный массив выделят уже отдельную разновидность приказа.

Например, отдельно регистрируют приказы о приеме на работу, отдельно — об увольнении, отдельно — об отпуске и т. д.

Какой факт надо учитывать при решении о заведении еще одного журнала регистрации (выделении еще одного массива регистрируемых документов)? Это количество документов.

Например, вы регистрируете все приказы с пятилетним сроком хранения (о командировании, о предоставлении отпусков, о взысканиях, об отзыве из отпусков, о направлении на обучение и т. п.) вместе.

За полгода в папке с приказами у вас скопилось такое количество документов, что они уже там не помещаются и делом трудно пользоваться. Надо проанализировать журнал или полистать папку с приказами. Вернее всего, выяснится: большая часть приказов — о предоставлении отпусков.

Вывод: Надо заводить отдельный журнал для регистрации приказов о предоставлении отпуска и отдельное дело для их хранения. Но не надо торопиться. Сделать это следует только при наступлении нового календарного года, т. к. документы откладывают на хранение (подшивают в дела) за год.

Телеграммы и факсы регистрируют в момент получения и сразу же передают адресату. Что подтверждает соблюдение этого правила? Дата на документе — она проставляется от руки, вместе с номером (индексом), после того как документ подписан.

Правило пятое: документы регистрируют в пределах календарного года.

Нумерация ведется в пределах календарного года. В течение года регистрационный индекс не повторяется и представляет собой основной поисковый признак документа. Правило не означает, что с наступлением нового года журнал надо закрыть. В нем отделяют жирной чертой записи о регистрации закончившегося года, через все страницы пишут номер наступившего года и начинают регистрировать документы с N 1.

Как разработать систему индексации документов?

Индексация документов — это присвоение при регистрации документу не только порядкового (регистрационного) номера, но и неких условных обозначений, которые указывают на принадлежность документа одному из выделенных для регистрации массивов документов.

Регистрационные индексы проставляются на входящих документах (кроме приложений), на исходящих документах (кроме приложений) и их копиях, которые остаются в делах организации, на внутренних документах и приложениях к ним.

В индексах обозначение массива и порядковый номер отделяют друг от друга дефисом или наклонной чертой. Например, 145-ЛС (145/ЛС), 145 — порядковый номер документа в регистрируемом массиве, ЛС — обозначение кадровых приказов.

Как отмечено выше, приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, следовательно, их индексация предназначена для выделения регистрируемого массива, отличия их от приказов по основной деятельности.

Но мы уже говорили, что при самом малом объеме кадровых приказов они разделяются на два массива по срокам хранения. Самый распространенный способ индексации кадровых приказов состоит в использовании индекса «ЛС» для регистрации приказов с длительными сроками хранения, с индексом «К» — кратковременных сроков.

Однако в крупных кадровых службах разрабатывается система индексации, устанавливающая для разных кадровых приказов различные буквенные обозначения. Например, индекс «К» прибавляют к номеру приказов о движении кадров (прием, перевод, увольнение).

Но при большой штатной численности и различных категориях персонала (специалисты, рабочие, служащие) к первоначальному индексу «К» разрабатывают условные обозначения каждой категории персонала. Например: «Кр» — кадровые приказы рабочих; «Ксл» — служащих; «Ксп» — специалистов.

Вполне возможна система индексации по каждому отдельному виду приказа: прием на работу — ЛС-п; перевод на другую работу — ЛС-пр; увольнение — ЛС-у. Соответственно, регистрация кадровых приказов в этом случае будет вестись по каждой отдельной типовой процедуре, приказы подшивают также отдельно по каждой процедуре.

Разработка системы индексации документов является индивидуальной процедурой и определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации. Индексация связана с количеством издаваемых приказов.

В больших организациях количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, такими же цифрами исчисляется количество кадровых приказов. Следовательно, кадровой службе целесообразно разработать систему индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа.

В любом случае и самая простая, и самая сложная система индексации должна быть закреплена каким-то локальным актом организации. Лучше всего для этого подходит инструкция о делопроизводстве кадровой службы. Если ее нет, закрепить систему индексации возможно приказом руководителя.

Оформление

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения.

На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения), заголовок (например, Книга регистрации приказов по личному составу или Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков), поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения (см. пример 1).

Пример 1.

Источник: http://www.HR-OK.ru/kadrconsalt/articles/5514/